Неожиданно в кабинет врывается Нельсон, словно тропический ураган, обвиняя отдел маркетинга в некомпетентности. Дэйв прерывает его речь, подчеркивая, что у него запланированная встреча и в данный момент заниматься проблемами Нельсона он не может. Дэйв дружеским, но твердым тоном рекомендует запланировать встречу с ним заранее и спокойно возвращается к разбору отчета Кариссы.
Дэйв участвует только в первой половине совещания руководителей. Далее в течение 15 минут он внимательно просматривает электронную почту, сортируя ее по степени важности и удаляя ненужные сообщения. Он перепоручает несколько заданий сотрудникам и не верит своим глазам: как много писем успевает разобрать, когда сосредоточен на одном деле.
До начала онлайн-конференции остается несколько минут, которые Дэйв использует для звонка помощнице руководителя отдела связей с общественностью, чтобы согласовать с ней время аудиенции у руководителя на неделе. Помощница занята, но обещает направить ему по электронной почте предложения.
Дэйв – небольшой любитель онлайн-конференций, но работает активно. Он подавляет желание в это время отправлять сообщения. Он сам может различить, когда люди не сосредоточены на своей переписке, а занимаются ею наряду с другими, более важными делами, и считает такое поведение признаком непрофессионализма. Когда тема конференции выходит за рамки компетенции Дэйва, он отключается. У него остается немного времени на то, чтобы купить по дороге на встречу с женой цветы для нее.
Выводы
Отметьте для себя те приемы из числа использованных Дэйвом в картине номер два, которые особенно полезны для вас. Например, вы сможете гораздо лучше управлять своим днем, если потратите три-пять минут в его начале на то, чтобы правильно организовать выполнение намеченных дел.
Какую методику вы можете применить? Многих прошибает холодный пот при одной мысли о том, что мы передадим кому-то свои полномочия или решение своих вопросов (читай: сократим свои функции контроля). Однако временная передача другим людям полномочий и задач не только поможет сэкономить рабочее время, но и обеспечит профессиональный рост коллег. А точное определение потребностей других позволит избежать излишнего напряжения в решении задач, которые еще не стали актуальными.
Ваша очередь
Запишите на бумаге, что вы хотите сделать в следующие три дня. Выберите типичные рабочие дни. Подберите удобный для вас способ фиксации времени, потраченного на каждое дело. Это может быть смартфон, планшет, блокнот и ручка – выбор велик.
Записывайте в течение дня по порядку, что именно вы делаете и сколько времени это занимает. Избегайте мелких деталей. Ваша цель – проверить, на что уходит ваше время!
Ниже приведен пример (если не любите, чтобы кто-то оказывал на вас излишнее влияние, не обращайте на него внимания).
8:30–9:30. Приехал на работу, поприветствовал коллег, сделал себе кофе, почитал электронную почту.
9:30–10:30. Сделал звонок по поводу отраслевой конференции.
10:30–11:30. Просматривал заметки с совещания, работал в интернете.
12:30–14:30. Совещание в департаменте, пустая потеря времени.
14:30–15:15. Встречался со специалистом по компьютерам по поводу удаления вируса.
15:30–15:45. Разговаривал по телефону со школьным психологом по поводу плохих оценок сына.
15:45–16:00. Смотрел в окно, думая, как заставить сына учиться.
16:00–17:00. Ответил на большинство важных писем.
17:00–17:30. Оставил голосовые сообщения людям, которые сегодня уже ушли с работы.
Разумеется, все эти дела я выдумала. Но попробуйте сделать то же самое.
Какой инструмент вы выбрали?
На чем споткнулись?
Какой совет вы можете дать коллеге, который хочет повысить производительность?
Что бы вы сделали иначе завтра?
Всегда помните о полезном, но иногда раздражающем правиле: если перед вами неотложная и пугающая вас задача, старайтесь решать ее как можно раньше, в самом начале дня. Соберитесь! Жизнь – тяжелая штука! Если вы будете откладывать важные и трудные задачи «на потом», они все равно будут висеть над вами дамокловым мечом, не давая сосредоточиться на чем-то другом.
Объединение задач в группы
Можно ли связанные задачи объединить в группы, чтобы время от времени по одному шаблону решать их в течение рабочего дня? Лично я включаю в такие группы прочтение и составление ответов на электронные сообщения, перемещение текущих материалов (газетных и журнальных статей, бумаг на подпись, писем на отправку и т. д.) в другие помещения нашего здания, ответы на звонки и назначение встреч и интервью.
Чтобы использовать эту методику, нужно уметь определять похожие или близкие друг к другу задачи. Сгруппируйте их в связанные сегменты, которыми можно заниматься несколько раз в день, вместо того чтобы отвлекаться на них постоянно.
Методика группирования задач экономит вам время. Вот некоторые рекомендации для ее успешного применения.
• Решайте группы задач в те часы, когда вы наиболее работоспособны.
• Это может быть от одного до трех раз в день.
• Заранее решите, сколько времени вы потратите на решение группы однотипных задач, и придумайте ограничитель, который подскажет вам, когда остановиться.
• Избегайте заниматься этими задачами в не запланированное для этого время.
Угрожает ли вашей продуктивности работа с электронной почтой и текстовыми сообщениями на ваших устройствах? Отвлекают ли вас социальные сети от важных задач, нанося ущерб неотложным проектам? Если да, то вам стоит опробовать методику группирования задач. Для начала выделите в своем рабочем дне три 20-минутных отрезка, в которые вы могли бы заниматься электронной почтой. Первый – по прибытии на работу, второй – перед обедом, третий – перед окончанием рабочего дня.
Вижу, вы настроены скептически. Наверное, думаете, что люди ожидают от вас более быстрой реакции на свои послания. Но я же не предлагаю вам отвечать на письма раз в неделю. Трех раз в день вполне достаточно.
