Привлекайте к планированию будущих исполнителей и заинтересованных лиц. Уточняйте их роль
Руководитель может создать план самостоятельно или вовлечь в этот процесс подчиненных и сотрудников смежных подразделений – предложить им вместе подумать над планом. Вовлечение других не только расширяет список идей, но и помогает в дальнейшем внедрении планов, поскольку люди сильнее привержены тем решениям, в разработке которых участвовали.
Полезно обозначить метод принятия решений в самом начале работы над планом. Тогда всем причастным будут ясны их роли: лицо, принимающее решение (руководитель), участник процесса анализа и разработки вариантов, согласующая сторона и др. При четком обозначении ролей и метода принятия решений не возникает вакуума ответственности, когда согласования затягиваются или участники процесса планирования конфликтуют по поводу того, чье мнение важнее.
4. Алгоритм планирования для достижения целей
Исходная точка такова: задана цель – нужно спланировать работу по ее достижению. Задача – спланировать так, чтобы сделать работу хорошо, быстро и без перерасхода ресурсов.
1. Определите ключевых исполнителей и заинтересованных лиц и (желательно) привлеките их к обсуждению плана.
2. Сформулируйте общую концепцию (подход) к достижению цели.
Для этого определите альтернативные подходы, пути достижения цели, проведите необходимые исследования, дискуссии и согласования. Выберите один из подходов.
3. Определите крупные этапы и результат каждого этапа.
Результат каждого этапа – это веха, контрольная точка, для которой в плане следует предусмотреть способ контроля.
4. Составьте список действий по достижению результата каждого этапа.
5. Опишите ключевые барьеры реализации и действия по их устранению.
6. Оцените (оптимистично) время, необходимое для каждого действия.
7. Определите необходимые ресурсы для каждого этапа и действия по обеспечению ресурсами.
8. Расставьте все действия в графике, отразив параллельное и последовательное исполнение.
9. Оптимизируйте получившийся план. Обдумайте:
● Какие требования к результату (ККСР) – самые важные, приоритетные? Какие менее приоритетны?
● Как достичь большего (по количеству или качеству), не увеличивая сроки и расход ресурсов?
● Как достичь цели быстрее, не ухудшая результат и не увеличивая расход ресурсов?
● Как сократить необходимые ресурсы, не ухудшая результат и не увеличивая сроки?
10. Включите в план «буфер».
11. Действуйте! Используйте практики «Делегирование», «Контроль» и «Обратная связь» для управления исполнением и коррекции плана.
Давайте рассмотрим этот алгоритм планирования на историческом примере, описанном в замечательной книге Ярослава Голованова «Королев. Факты и мифы» (
{9}; цитируется с сокращениями):
В середине 50-х годов двадцатого века ученые разных стран придумали Международный геофизический год. Никита Хрущев был настроен позитивно: дело хорошее, мирное, полезное, способствует укреплению международных связей и не тормозит построения коммунизма. Хотят дно в океане измерить – пусть мерят, скважины бурить – разрешаю, спутник на орбиту запустить – не возражаю. И в самом деле, почему его не запустить? А если запустить раньше, чем запустят американцы, а?
Главный конструктор советской ракетной техники Сергей Королев мечтал о спутнике очень давно. Опыт, знания, последние достижения в разных областях, с первого взгляда, вроде бы и не связанные друг с другом, он, руководствуясь одному ему известной программой, много лет накапливал в себе для реализации этого грандиозного предприятия. Хрущев поддержал его предложение о запуске спутника.
Президент Академии наук Александр Несмеянов встретился с Королевым, его ближайшим сподвижником, инженером Михаилом Тихонравовым, и академиком Мстиславом Келдышем. Было получено полное одобрение планов ракетчиков. «Все подписано, – ликует в дневнике Тихонравов. – Можно считать, что первый этап закончен!» Королеву удалось повернуть к космосу умы политиков и академиков.
Королев отвечал за разработку ракеты-носителя, а работы по спутнику возглавил академик Келдыш. Он втягивал в проект самых известных ученых того времени: Б. П. Константинова, В. А. Котельникова, Л. А. Арцимовича, В. Л. Гинзбурга. Их присутствие на его совещаниях придавало делу столь необходимую солидность, гарантировало от упреков в прожектерстве со стороны научного сообщества.
Постепенно обозначился круг вопросов, который должен был решать «объект Д» – так был закодирован спутник. В сентябре 1956 года предложения ученых по спутнику были на столе у Королева. Он собрал совет главных конструкторов, пригласил Келдыша, нескольких академиков, и они вместе обсудили предложенную программу. Предполагалось создание спутника весом 1000–1400 килограммов, из которых 200–300 отводилось под научную аппаратуру.
Нужно было спроектировать, изготовить и отладить все приборы, источники питания, систему терморегулирования, радиотелеметрическую связь с всенаправленными антеннами, продумать схему управления работой бортовой аппаратуры и многое другое. Можно сделать все это за отведенные два года
[5]? Можно! Но очень трудно. «Объект Д» оснащали десятки исполнителей, практически друг с другом не связанных. Создать научный спутник можно было лишь слаженными усилиями многих людей и организаций.
Беседы с академическими смежниками Королева тревожат. Очень часто они не могут ясно сформулировать, что именно они хотят исследовать с помощью спутника. Когда Королев послал своего сотрудника к смежникам в одно ленинградское приборное НИИ, тот вернулся в ужасе: аппаратура была на уровне 30-х годов. Приборы, которые предназначались для установки на спутнике, были гораздо тяжелее и больше по габаритам, чем допустимо. Королев вынужденно закрывал на это глаза: других приборов в обозримом будущем ждать было неоткуда. Шут с ним, с весом, лишь бы прошли по габаритам и работали надежно… Но график подготовки срывался постоянно. Многие ученые, люди в высшей степени изобретательные и оригинально мыслящие, превращались в сущих детей, когда дело доходило до производства.
Для спутника ракету Р-7 требовалось переделать: изменить программу работы двигательной установки, снять радиоаппаратуру системы управления, сделать новый конус и тепловой экран, чтобы спутник не перегрелся при подъеме, отработать пружинный толкатель, который сбросит в нужный момент конус головного обтекателя, и другой пневматический толкатель, который отделит спутник от ракеты. Но как все это делать, когда отделять-то еще нечего! Успеют ли сделать сам спутник? А что, если американцы сделают это первыми?! Келдыш успокаивал Королева: ученые не подведут. Но обещанных макетов аппаратуры для спутника все нет, и когда они будут, никто сказать не может.
