Данные, информация и знания
То, что данные, информация и знания – это разные вещи, руководители начинают осознавать после того, как в организации потрачены значительные средства для создания базы данных или информационной системы, или просто эти средства потрачены на компьютеризацию, причем без соответствующего эффекта.
Данные – это совокупность различных объективных фактов.
В корпорациях это, например, структурированные записи о трансакциях (в частности, данные обо всех продажах: сколько, когда и кто купил, сколько и когда заплатил и пр.). Эти данные не говорят о том, почему покупатель пришел именно сюда и придет ли он еще раз.
Информация – это иерархическая совокупность данных о тех или иных аспектах реального мира.
Информация – это поток сообщений, из которого создается знание. Это своего рода послание, обычно в форме документа, или в видео– или аудиоформе.
Информация имеет получателя и отправителя. Она информирует, т. е. «придает форму» получателю путем изменения его оценок или поведения. Именно получатель оценивает, информирует ли его сообщение или оно представляет собой информационный шум.
Информация в организациях распространяется по сетям. Можно различать жесткие и мягкие сети. Жесткая составляющая – это кабели, почтовые службы, компьютеры, адреса, в том числе электронные. Мягкая составляющая – процедуры распространения информации, включая такие, как совещания, тренинги, собрания.
Данные превращаются в информацию следующими путями:
• контекстуализация – мы знаем, для чего эти данные нужны;
• категоризация – мы разбиваем данные на типы и компоненты;
• подсчет – мы обрабатываем данные математически;
• коррекция – мы исправляем ошибки и ликвидируем пропуски;
• сжатие – мы сжимаем, концентрируем, агрегируем данные
[61].
Знания – понятие более глубокое и широкое, чем просто данные или информация. Обычно мы говорим о знающем человеке, подразумевая не только обладание информацией, но и мудрость, опыт, образование, способность проникать в суть предмета. Мы не относим понятие «знание» к документу, книге или базе данных, даже если они есть продукт труда знающего человека или группы знающих людей.
Знания, как правило, содержат общие сведения относительно структур, процессов и явлений. В то же время знания не только располагаются на более высокой ступени обобщения, чем данные. Знания играют роль структур, обеспечивающих организацию данных. Так, сведения о персонале организации – всего лишь данные. Но модель представления сведений о каждом работнике, которая включает в себя его идентификационный номер, данные паспорта, данные об образовании, карьерный рост в организации и пр., – это определенные знания.
Они позволяют структурировать данные о работниках и в результате обработки этих данных получать новые знания о составе работающих и тенденциях развития человеческого капитала в организации.
Каждая организация в ходе своей деятельности осуществляет сбор данных, их структуризацию и генерирование нового знания. Чаще всего это знание касается технологий материального производства, а также технологии работы с клиентами и технологии взаимодействия друг с другом, если речь идет об организации, обслуживающей клиентов. Это может быть знание об окружающей среде организации – демографических, макроэкономических, социальных, макроэкономических, технологических и конъюнктурных трендах.
КНИГА ИНЖЕНЕРНЫХ ЗНАНИЙ
У компании Chrysler имеется собрание компьютерных файлов – книги инженерных знаний, представляющие собой исчерпывающие данные и информацию о создании автомобилей этой компании, которыми может пользоваться каждый разработчик новых автомобилей. Когда управляющий получил данные о проведенных крэш-тестах, он отказался их поместить в файлы без соответствующей обработки. Управляющий предложил ответить на следующие вопросы:
• почему эти тесты проводились?
• каковы результаты по сравнению другими аналогичными тестами компании других лет и конкурентов?
• какие выводы дали тесты для конструкции автомобиля и его основных узлов?
Аналогичные вопросы трансформируют информацию в знания, более того, ответы на эти вопросы добавляют информации ценность, или, иначе, стоимость. Однако встречаются противоположные примеры, когда путем добавления ненужной, пустой информации исходная информация теряет в своей цене. Происходит потеря стоимости за счет размывания нужной информации в потоке информационного шума.
Знание существует в сознании тех, кто знает. В организациях оно фиксируется не только в документах, но и в процессах, процедурах, нормах, практике. Точно так же, как информация возникает из данных, так и знания возникают из информации путем:
• сравнения, определения области применения (как и когда мы можем применить информацию об этом явлении к другому, аналогичному);
• установления связей (как эта информация соотносится с другой);
• оценки (как можно оценить информацию и как ее оценивают другие);
• определения области применения (какое применение имеет информация к тем или иным решениям или действиям).
О разнице между знаниями и информацией К. Вииг, автор термина «управление знаниями», пишет так: «Знания состоят из истин и представлений, точек зрения и концепций, суждений и предположений, методологий и ноу-хау… Мы последовательно применяем знания для интерпретации имеющейся информации по отдельной ситуации и для принятия решения о том, как к ней подходить»
[62].
Рис. 3.1. Соотношение понятий «знания», «информация» и «данные»
На рисунке 3.1 представлены соотношение понятий «знания», «информация» и «данные», а также процессы, сопровождающие превращение данных в информацию, а информации – в знания.
