• Ключевые виды деятельности, разбитые на задачи. План должен отражать ваше четкое представление о результатах выполнения каждой задачи – что вы увидите или получите, выполнив определенное действие (например, написанную книгу, отремонтированную кухню).
• Ход выполнения каждого действия и решения каждой задачи, особенно если вы уже приступили к реализации проекта.
• Подробный список необходимых ресурсов и предварительную оценку объема предстоящих работ, а также меры по уточнению оценки.
• Примерный перечень рисков и неопределенностей (на данном этапе просто имейте этот пункт в виду).
• Предварительную оценку продолжительности выполнения каждого действия и решения каждой задачи (а также, при необходимости, затрат, которые можно свести в отдельную смету).
• Так называемые «зависимости» – взаимосвязанные задачи и действия. При этом необходимо отметить, какие из них являются критически значимыми для соблюдения плановых сроков.
План поможет оценивать ход выполнения проекта
Имея на руках план действий с указанными сроками, вы сможете отслеживать ход выполнения работ и компенсировать любое отставание, едва таковое произойдет. Далее, в разделе под заголовком «Действуйте!», я призову вас регулярно сверяться со своим планом. Насколько быстро вы решаете поставленные задачи? Какие действия находятся в стадии выполнения, какие уже завершены? Чем вы предположительно должны сейчас заниматься? Действуют ли согласно графику люди, которых вы привлекли к работе? Не отстаете ли вы сами от графика? В чем причина нарушения плановых сроков – с вашей стороны или со стороны подрядчиков? Как вы предполагаете ее устранить? Не рискуете ли вы потерять деньги?
Вы должны учиться воплощать свой план в жизнь, регулярно корректировать и совершенствовать его. Только так можно быстро и эффективно решать возникающие вопросы. Кроме того, это дает вам постоянный стимул. Подумайте об этом! Представьте, как приятно поставить напротив очередного пункта в плане галочку – «завершено»! Как замечательно знать с полной определенностью, что должна сделать для вас сторонняя организация, и иметь возможность отслеживать прогресс? И как прекрасно видеть, что все идет по плану, а если что-то вдруг пойдет не так – быть уверенным, что сможете не только выяснить причину сбоя, но и быстро принять меры, чтобы исправить ситуацию!
Искусство предварительной оценки
Если вы пока не имеете опыта планирования и не уверены, достаточно ли времени отвели на ту или иную задачу или вид деятельности, подстрахуйтесь и расширьте временные рамки. Лучше заложить в проект больше времени, чем загнать его в нереальные сроки. Конечно, слишком размахиваться тоже неразумно, поскольку это очень расхолаживает, а если сильно переоценить денежные траты, то может показаться, что дело вам не по карману. Если вам трудно дать предварительную оценку временны`х и финансовых затрат, подумайте, как преодолеть это затруднение. Возможно, проблема в том, что данную задачу будут решать другие? Тогда свяжитесь с ними и попросите дать заключение. Может быть, вам нужно глубже изучить вопрос, чтобы понять, какие шаги от вас потребуются? Просто включите в план дополнительное действие по сбору информации, оцените его с точки зрения сроков и затрат и осуществите. Когда достигнете полной ясности, скорректируйте элементы плана и сроки. Если в настоящий момент вы не хотите заниматься изысканиями или не видите в этом смысла, определите примерный срок и увеличьте его на столько процентов, насколько вы сомневаетесь в точности своих расчетов. Если совершенно не уверены, увеличьте время, скажем, на 30 %, а если почти убеждены, что посчитали верно, добавьте процентов десять. Впоследствии вы сможете уточнить эту цифру.
Зависимости и критические пути к вашему видению
Теперь при анализе плана вам остается оценить еще две составляющие: зависимости и критические пути. Зависимостями называются взаимосвязанные задачи, когда выполнение одной обусловлено завершением другой. К примеру, вы хотите превратить в товар свое писательское мастерство. Невозможно предложить свои услуги, пока не сформулировано товарное предложение и не определена его стоимость. Разумеется, можно вывести на рынок нечто неопределенное, но едва ли такое предложение привлечет клиентов – ведь они не поймут, что вы подразумеваете под «писательскими услугами». Что это за услуги? Ведение блога? Редактура? Составление бизнес-отчетов? Таким образом, задача «Предложение писательских услуг» зависит от задачи «Определение содержания услуги». Если для того, чтобы сформулировать, что вы можете сделать для клиента как писатель, вам требуется неделя, придется отложить вывод товарного предложения на рынок на неделю. Эти две задачи невозможно решать одновременно.
Задача определения содержания услуги в предыдущем примере является также критической задачей, поскольку, как было сказано, невозможно обратиться к клиентам с предложением услуги, пока она не сформулирована. Следовательно, если вы промедлите с решением этой задачи месяц, то на это время зависнет весь проект. Это и есть критический путь: последовательность задач, настолько важных, что промедление с их выполнением тормозит ход всего проекта.
Кстати, знание критического пути как ничто другое помогает расположить задачи в правильном порядке!
Сделайте шаг к осуществлению своей мечты!
Давайте попрактикуемся, а заодно доведем ваш план до полной готовности. Убедитесь, что располагаете достаточным временем на выполнение задания и что приготовили все необходимое.
Упражнение 8 Придайте плану окончательный вид
1. Перечитайте план и дайте предварительную оценку затрат и сроков. При необходимости уточните сроки.
2. Проанализируйте все виды деятельности и задачи и выявите зависимости. Соедините зависимые задачи стрелками (показывающими, что одна должна быть решена раньше другой). При необходимости ознакомьтесь с учебными примерами на моем сайте, где вы найдете визуальное представление сказанного.
3. Что касается критического пути, просто обратите внимание на путь, образованный стрелочкой. Нельзя взяться за задачу, к которой ведет стрелка, прежде чем будет выполнена задача, от которой она отходит.
Начиная с этого шага я буду включать раздел «Действуйте!», призывающий вас начать претворять план в жизнь. Разумеется, ваш план пока не совершенен (например, еще могут понадобиться дополнительные изыскания), но в нем наверняка есть шаги, которые вы можете сделать уже сейчас, чтобы двинуться вперед, к реализации своего видения.
Действуйте!
1. Просмотрите план и определитесь, какие задачи вы будете решать и в какие сроки. Это могут быть виды деятельности, требующие дополнительных знаний.
2. Выделите в недельном графике время, которое будет посвящено выполнению этих задач. Внесите соответствующие записи в ежедневник и поместите план на видное место, чтобы точно знать, что нужно сделать, когда подойдет назначенный срок.
