Итак, перед началом работы составляем договор, прописываем ответственность сторон и суть услуги, а в приложение добавляем техническое задание, стоимость и сроки. Что дальше?
Чтобы связать договор с оплатой, которая вам поступит, нужно выставить счет. В нем коротко прописано название услуги, указана сумма, дата и реквизиты. Счет обычно подписывает только одна сторона – та, которая его выставляет, то есть вы.
Кстати, иногда можно не заключать договор, а составить счет-договор. Например, если услуга недорогая, простая и ее нет смысла долго описывать, а главное – она разовая. Тогда все условия работы легко описываются под самим счетом.
Счет нужен еще и для более удобной оплаты. Если вы когда-нибудь оплачивали что-то по выставленному счету, то знаете, как это происходит. У меня в интернет-банке можно просто загрузить такой счет в PDF-формате, и банк сам распознает все реквизиты, сумму и назначение платежа, мне остается только подтвердить.
Когда счет оплачен, вы приступаете к работе. Пока больше никаких документов не нужно: спокойно делайте свое дело. А вот в конце, когда проект сдан, на арену выходит еще один документ: акт о приемке выполненных работ. Он нужен для завершения ваших отношений с клиентом по проекту. В акте обычно содержится та же информация, что в счете: название услуги, стоимость, сроки и реквизиты сторон, а также самая главная строчка: «Работы выполнены полностью и в срок, заказчик не имеет претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг». Клиент должен подписать акт, а затем оплатить оставшуюся сумму. Подписанием акта он соглашается с тем, что его все устраивает, и уже не может просить вас что-то доработать бесплатно.
Интересно, что на Западе актов нет: приемкой работ считается оплата по счету. Так что, если будете работать с иностранными клиентами и пришлете им акт, они, мягко говоря, удивятся.
Если вы заключали рамочный договор, то от услуги к услуге вы составляете новые приложения, по ним выставляете счета, а по этим счетам – закрывающие акты.
Давайте еще раз проверим, что нужно учесть при составлении договора и остальных документов:
✓ Ответственность и обязанности обеих сторон, а не только клиента. Прописана ответственность клиента за срыв сроков, непредоставление материалов и доступов, за долгое отсутствие ответа.
✓ Штрафы не превышают размер оплаты.
✓ Прописана возможность обмениваться сканами подписанных документов.
✓ Указаны адреса электронной почты обеих сторон, с которых будут отправлены сканы.
✓ Прописана передача прав или лицензирование.
✓ Есть срок окончания действия договора и строчка про пролонгацию, если договор рамочный.
✓ Указаны условия возврата денег ввиду расторжения договора.
✓ Прописаны условия конфиденциальности: что можно разглашать, что нельзя, учтен процент за запрет добавления работы в портфолио.
✓ В счете прописаны все услуги, оплачиваемые единоразово.
✓ В акте указано, что заказчик не имеет претензий и принимает работу.
Как подписывать документы
В офлайне все эти документы стороны подписывают вручную: распечатывают по два экземпляра, ставят подписи на каждом, после чего забирают себе по одному. Фрилансеры же часто живут с клиентами в разных городах и даже странах, поэтому подписывать документы приходится удаленно. Как это сделать правильно?
Первый и самый простой вариант – сканы. Вы распечатываете документ, подписываете, сканируете и отправляете клиенту. Он распечатывает ваш скан, тоже подписывает, снова сканирует и отправляет вам. Если планируете пользоваться таким способом, обязательно пропишите в самом договоре, что сканы имеют юридическую силу, и отправляйте их только по электронной почте. Почту обеих сторон тоже нужно прописать: документы должны быть отправлены только с указанной почты и ни с какой другой.
Однако обмен сканами не отменяет обмена оригиналами, лишь дает отсрочку: для бухгалтерии и налоговой первичные документы все еще нужны. Поэтому для начала работы вы используете сканы, чтобы закрепить договоренности, а после спокойно отправляете оригиналы заказным письмом. Оно обычно идет около недели-двух по стране.
В случае если оригиналы нужны срочно, можно заказать курьерскую доставку. Обычно я прошу клиента оплатить курьера, так как ему нужнее – а я могу и подождать, так как работаю на себя и отчитываюсь раз в год.
Еще один вариант – электронный документооборот (ЭДО). Вы регистрируетесь в сервисе ЭДО, покупаете электронную подпись и используете ее для подписи документов. Минус таких систем в том, что обе стороны должны использовать один и тот же сервис, то есть нельзя просто купить подпись и ставить ее на любом документе. Поэтому я редко пользуюсь такими сервисами и предпочитаю первый способ со сканами.
Можно ли вообще обойтись без документов?
На деле многие сделки на фрилансе обходятся без юридического оформления: согласно моему опросу 57 % фрилансеров не заключают договор совсем, а 15 % заключают его только на крупные суммы. В этом есть смысл: по закону сделки физлиц до 10 000 рублей можно заключать устно, а многие клиенты и сами работают как физлица, перечисляя оплату с личной банковской карты.
А вот если вы работаете с компанией, договор или хотя бы счет с актом понадобятся в большинстве случаев: если компания платит со своего расчетного счета, ей нужны подтверждающие сделку документы.
В случае с небольшими суммами договор, как правило, не особо полезен: я знаю фрилансеров, которые отказались идти в суд после отказа клиента платить просто потому, что издержки и расходы на юриста превысили бы сумму компенсации. Кому-то пришлось бы для этого возвращаться в родной город и тратиться на билеты, другим просто не хочется трепать себе нервы.
А вот большие суммы есть смысл защитить договором: даже если вы потратите пару десятков тысяч на судебные тяжбы, в случае победы вы получите в несколько раз больше.
И, конечно, имеет значение ваш статус. Если вы ИП – проще работать по документам, так как для отчетности они тоже пригодятся. А вот если вы еще не оформлялись, то вопрос стоит острее: если я физлицо, как оформлять договор и нужно ли? А как применять режим самозанятого? В следующей части разберем эти нюансы.
ИП, физлицо и самозанятый – в чем отличия и что выбрать
Традиционное разделение такое:
– если вы оказываете услуги редко, это не является вашей основной деятельностью, и вы не уверены, что будете продолжать работу в этом направлении, можно не оформляться совсем. В этом случае вы работаете как физическое лицо и платите в конце года 13 % с доходов, полученных от фриланса;
– если вы оказываете услуги регулярно, при этом сумма дохода за год не превышает 2,4 млн рублей, оформляйтесь как самозанятый;
– если вы планируете зарабатывать больше 2,4 млн в год, хотите нанимать сотрудников и, например, открывать свой офис, оформляйте ИП.
