Несколько лет тому назад я буквально разрывался между несколькими коммерческими и социальными проектами. Именно тогда осознал, что нужна эффективная система управления временем. Как для личного планирования, так и для командной работы.
Поднял данную тему на интернет-форумах, и мне порекомендовали технологии тайм-менеджмента. Одной из ценных находок для меня стала книга Глеба Архангельского «Формула времени. Тайм-менеджмент на Microsoft Outlook», которую я выиграл на одном из его тренингов.
Я даже не подозревал, какие мощные возможности таит в себе «почтовая программа» (я раньше воспринимал Outlook исключительно в данной ипостаси). Все быстро настроил, следуя простым и понятным пошаговым инструкциям. Это дало резкий прирост эффективности и в то же время гибкость для тактических маневров.
Сейчас я по ряду причин уже не использую Microsoft Outlook, предпочитая другие инструменты. Тем не менее принципы, изложенные в прочитанной мной книге, актуальны по сей день. А выбор технических инструментов – это второстепенный фактор.
Корпоративный тайм-менеджмент: философия и технологии
Корпоративный стандарт тайм-менеджмента
Сущность любого управления и координации – создание предсказуемости с помощью некоторых норм: правил, стандартов, планов, целей и т. д. Когда мы говорим о встраивании тайм-менеджмента в систему управления фирмой, мы неминуемо приходим к теме тех или иных корпоративных правил, регулирующих вопросы тайм-менеджмента сотрудников. Систему этих правил мы и называем корпоративным стандартом тайм-менеджмента.
Давайте попробуем выяснить, где пролегает граница между личной и корпоративной организацией труда и до каких пределов должна простираться корпоративная регламентация. Изобразим на схеме двух человек внутри фирмы и рассмотрим различные элементы деятельности и ее организации.
Корпоративная организация труда. В организации деятельности фирмы и ее подразделений есть элементы, которые являются безусловно корпоративными и подлежат соответствующей регламентации и стандартизации. Это, например, цели подразделений, должностные обязанности отдельных работников и т. п. Все это никак не должно быть оставляемо на произвол отдельного работника, поскольку касается многих людей и подразделений. А везде, где есть несколько действующих субъектов, присутствует элемент договоренностей, взаимных обязательств и, соответственно, формализации и стандартизации.
Соответствующие стандарты и правила являются частью управления фирмой и могут подкрепляться обычными принудительными корпоративными способами, как правило, это даже необходимо, поскольку такие стандарты регулируют отношения субъектов с различными интересами.
Личная организация труда. Далее внутри маленьких квадратов на схеме мы видим незаштрихованные белые пятна – это область полностью личной работы человека. На «вход» поступает некое задание, на «выходе» мы получаем результат, который должен появиться в определенное время и удовлетворять определенным требованиям. Внутри – персональная организация труда, техника личной работы человека. Насколько целесообразно и оправдано корпоративное вмешательство в нее?
Основоположники научного менеджмента, такие как Ф.У. Тейлор, считали, что полностью оправдано и совершенно необходимо. Одним из их основных постулатов было отделение планирования работы от исполнения. Инженер, вооруженный передовыми научными методами, разрабатывает оптимальную последовательность исполнения работы, наиболее экономные и рациональные формы движений. Все это отражается в инструкционной карточке, которую рабочий должен прилежно выполнять.
Гуру менеджмента Питер Друкер подверг такой подход критике еще в 1950-е годы. На многочисленных примерах он показал, как фирмы получали более высокие результаты, передавая часть функций планирования и организации деятельности самому рабочему либо рабочей бригаде. Тому есть несколько причин, важнейшая из которых – индивидуальность любого работника и, соответственно, необходимость индивидуализированности рабочего процесса, определенной свободы в организации своего личного труда.
Даже самый неквалифицированный рабочий выполняет свои обязанности более производительно, если имеет возможность сам регулировать темп своей деятельности, имеет определенный выбор в ходе работы, может принимать решения и т. д. Немаловажной является и психологическая составляющая: любой человек получает удовлетворение от чувства контроля за событиями, возможности влиять на них. Естественно, все эти соображения становятся еще более актуальными для работников умственного труда, а их доля и роль в экономике все возрастают.
Резюмируя, отметим: у организации есть возможность стандартизировать инструменты, которые применяет сотрудник для своего личного тайм-менеджмента: обязывать его вести ежедневник установленного образца, определенным образом распределять приоритеты в выполнении задач и т. д. Организация вправе это делать, поскольку сотрудник продал ей свое время. Но, пользуясь своим правом на такую стандартизацию, организация должна проявлять известную осторожность, чтобы избыточно мелочной регламентацией не снизить эффективность, как было показано при обсуждении метода ограниченного хаоса.
Корпоративный стандарт персональной организации труда. Теперь мы вплотную подошли к той прослойке между корпоративной и личной организацией труда, которую бывает критически важно стандартизировать для встраивания тайм-менеджмента в систему управления фирмой.
На схеме эта прослойка изображена заштрихованными внешними границами отдельных людей. Это те аспекты тайм-менеджмента сотрудника, которые напрямую влияют на окружающих и их эффективность. Насколько качественно человек готовится к совещаниям? Вовремя ли он приходит на встречи к клиентам? Отвечает ли своевременно на письма коллег? Все это тайм-менеджерские вопросы, которые не могут и не должны быть оставлены на личное усмотрение сотрудника.
Если воду преградить плотиной, вы ограничите ее свободу двигаться вширь, но создадите ей свободу двигаться вверх. Чтобы достигнуть свободы в более важном, бывает нужно отказаться от свободы в менее важном.
ТМ-КНИГА
Марианна Лукашенко. Тайм-менеджмент старшеклассника: книга для продвинутых родителей
Вячеслав Кощеев, руководитель ТМ-клуба «Екатеринбург-Центр», коммерческий директор ООО «Авенир»
«Куплю жене, – так я подумал, когда увидел эту книгу на полке. – У Марианны на тренинге был. Читаю минимум две-три книги по тайм-менеджменту в год. Регулярно прохожу тренинги, так или иначе относящиеся к теме управления временем. Что нового я могу почерпнуть в тайм-менеджменте для детей?» С такими мыслями оплатил покупку, и книга долго ждала своего часа…
Искренне считаю, что дети учатся на примере родителей, но популяризировать ТМ в рамках семьи мне не удавалось. Вновь и вновь мы возвращались в одну и ту же точку. Я уже откровенно махнул рукой и решил, что пусть всё идёт как идёт.
