Скорее всего, в карточке подготовки совещаний отразятся такие аспекты управления, как регламент, выносимые на совещание вопросы, ожидаемые результаты совещания. Обычные нормы проведения совещаний удобнее отразить в стандартах более высокого уровня. Например, правила типа «Родивший гениальную идею обдумывает ее сначала сам и выносит на следующее совещание, а не нарушает ход текущего» могут быть просто вывешены на стенку с надписанием санкций за нарушение; правила, касающиеся рассылки протоколов, могут быть отражены в должностных инструкциях секретарей и т. д.
Для уточнения параметров входов и выходов любого процесса можно использовать несколько основных координат, в которых мыслит менеджер. Это, например, люди, время, деньги, информация, энергия. Создавая карточку подготовки совещаний или карточку делегирования, вы можете посмотреть на затрагиваемые в ней вопросы через призму этих основных ресурсов и таким образом уточнить свою модель процесса.
Наконец, вам может помочь декомпозиция, т. е. дробление исходного процесса на несколько меньших, и отдельное рассмотрение каждого из них. Так, процесс «организовать совещание» можно раздробить на подпроцессы «подготовить совещание», «провести совещание», «оформить результаты совещания».
Для каждого из этих подпроцессов можно применить процедуру моделирования, описанную выше, и, возможно, зафиксировать специальные стандарты.
Как и любая другая «технология упорядочения», стандартизация не должна быть всеобъемлющей. Регулируйте «широту охвата», «глубину проникновения» и детальность стандартов – тогда они станут вашими незаменимыми помощниками в борьбе за эффективность.
ТМ-ОПЫТ
Как обуздать свой гаджет
Мария Анфимова, ТМ-лидер Лиги «Время», ведущий ТМ-клуба «Волгоград», бизнес-тренер
Количество используемых смартфонов на нашей планете стремительно растет, и мы уже даже не представляем свое бытие без продвинутого гаджета. На каждом из них установлены мобильные приложения – от часов и погоды до пяти различных мессенджеров, социальных сетей, приложений по обработке фото и видео. Даже натюрморты и пейзажи уже рисуем на экране планшета. Сказать, что мобильных приложений много, – ничего не сказать. И нам это определенно нравится.
У рядового юзера сформировался костяк приложений, которые он чаще всего использует. А вот какое количество программ установлено и не используется – кто-нибудь задумывается? Они съедают не только память гаджета и жрут его батарейку, но сваливают на нас огромный поток звуковых и текстовых уведомлений, чем служат подчас одними из самых прожорливых «пожирателей времени».
Мы теряем внимание, переключаясь с приоритетных и первостепенных для нас задач, просто на всплывающее сообщение: «Переведи мне 100 рублей на телефон». Банально, смешно, но в погоне проконтролировать всё и всех мы потеряли контроль над очень простой вещью – своим смартфоном. Это он управляет нами и указывает, что нужно делать!
А разве смартфоны и мобильные приложения задумывались не для того, чтобы сделать нашу жизнь счастливее, помогать нам системно достигать целей, оптимизировать процессы, экономить время на принятии решений и заключении договоренностей? В конце концов, просто делать нашу повседневную жизнь удобнее.
Я предлагаю навести порядок в своем смартфоне и обуздать гаджет. Для этого сделать несколько простых шагов.
1. Проинвентаризировать приложения и просто удалить лишние, которыми вы не пользуетесь.
2. Имеющиеся приложения объединить в тематические папки для удобства поиска.
3. Отключить самостоятельное обновление всех приложений. Делайте это тогда, когда вам это нужно (а это не так уж часто и нужно).
4. Выключить уведомления во всех социальных сетях, мессенджерах и приложениях. Заходите в них, общайтесь, решайте свои задачи тогда, когда вам это нужно, а не когда этого захотел смартфон.
5. Сообщить своему окружению, как часто и сколько времени вы проводите в Сети, когда вам удобнее всего коммуницировать. Почти везде в аккаунтах есть статусы – удобнее места не придумаешь.
Теперь вы хозяин своего смартфона, а не наоборот!
«Отдел исследований и разработок»; задействуем возможности подсознания
До сих пор мы говорили об управлении достаточно хорошо формализуемыми вещами. Последний аспект управления в личной работе, который нам осталось рассмотреть, касается более сложных, неуловимых и неконтролируемых процессов, связанных с творчеством, возможностями подсознания и интуиции. Это наиболее хаотическая часть места хаоса в системе личной работы, но при этом и наиболее интересная, обещающая самые красивые результаты.
«Делегирование» проблем подсознанию
Пока ваше сознание работает с одним объектом, предсознание – с семью-восемью, подсознание обрабатывает огромное количество информации. В частности, это может быть и та проблема, решение которой вам никак не удается найти. Но для этого нужно не мешать подсознанию, дать ему возможность самостоятельно поработать над проблемой без постоянных напоминаний со стороны сознания.
Типичная ошибка – позволить мозгу пережевывать одни и те же мысли, вновь и вновь пытаться решить проблему на уровне сознания. Эта «имитация бурной деятельности» мозга, как правило, довольно легко вычисляется. Она абсолютно неплодотворна (наоборот, ведет к усталости), поэтому с ней нужно бороться переключением внимания на другое дело, не бояться забыть о проблеме. Впрочем, блокнот для записи неожиданно приходящих в голову мыслей должен всегда оставаться поблизости.
Т. Питерс и Р. Уотермен называют такое делегирование «отказаться от контроля, чтобы добиться контроля»
[32]. Откажитесь от контроля за процессом, чтобы контролировать результаты, т. е., попросту говоря, получить их. Это достаточно сложный принцип – нужна определенная смелость, чтобы самоустраниться от контроля за процессом. Но за проявленное доверие подсознание воздает сторицей.
Наиболее общий способ делегировать проблему подсознанию выглядит так: поработать какое-то время над проблемой, нагрузиться информацией по вопросу – и радикально переключиться на что-то другое. Например, позаниматься спортом, сознательно ни о чем не думая. Или просто пройтись по улице. Один западный миллиардер советовал в таких случаях принимать ванну, что помогает расслабиться, очистить сознание от навязчивого бурления мыслей и освободить в нем место для появления результатов деятельности подсознания – сильных идей.
Еще один вариант делегирования – заняться активной умственной (или эмоциональной, или духовной) работой в совершенно перпендикулярном направлении. Г.С. Альтшуллер в «Алгоритме изобретения» приводит схему совершения научных открытий академиком Кедровым, объясняя роль научно-фантастической литературы в развитии творческого мышления изобретателя (мы даем схему в несколько упрощенном виде)
[33].
