Что говорят о совещаниях другие источники
Офисные работники проводят на совещаниях в среднем четыре часа в неделю. По их ощущениям, больше половины этого времени тратится впустую.
«Мнение имеет значение» для фирмы Epson и Центра экономических и бизнес-исследований, май, 2012
Ресурс Salary.com в опросе 2012 года установил, что, по мнению 47% опрошенных, в рейтинге основных пожирателей офисного времени первое место занимает вариант «слишком много совещаний», поднявшийся с третьего места, на котором был в 2008 году.
«Вовсе не являющиеся необходимыми совещания стоят бизнесу США 37 миллиардов долларов в год». Американское бюро трудовой статистики, 2005
В среднем 37% времени работников занято совещаниями. Во время совещания вопросы повестки дня занимают примерно только 53% от запланированного времени. Оставшееся время тратится впустую.
Результаты опроса Национального совета статистики в официальном докладе, представленном на конференции компании Verizon
Глава 2. Регламент совещаний в действии
Подобно любому интерактивному виду спорта
[7], совещания должны подчиняться правилам. Каковы они? Существует множество правил различных типов. Для лучшего понимания этих правил возьмем футбол в качестве аналогии: не каждый знает, как играть в покер, но практически все знакомы с футболом. Постараемся на этом примере показать существующие типы правил.
Типовое правило 1: гол / задача
Что такое в футболе гол, известно каждому: попадание мячом в сетку ворот. Это типовое правило. Для того чтобы результативно проводить совещания, необходимо ясно представлять себе «гол» (цель)
[8]. Такой «гол» на совещаниях будем называть «задачей». Проводить совещание, на котором никто не понимает, чего пытаются добиться, подобно игре в футбол без забивания голов. В чем тогда смысл?
Типовое правило 2: позиции / роли
В футболе есть позиции. Разные люди занимают разные позиции на поле и имеют разные, основанные на этих позициях, права. Так, например, вратарю разрешается касаться мяча руками, в то время как другим это запрещено. Это типовое правило. Для проведения результативных совещаний тоже необходимо определить позиции, которые должны быть разыграны. Такие позиции на совещаниях называются «ролями». Помимо прочего, необходимо четко определить, за кем останется последнее слово в принятии окончательного решения. Роли должны определить, кто на совещании следит за регламентом, кто призывает к порядку, а кто — устанавливает правила. Исходная максима такова: кто гребет в лодке, не должен ее раскачивать. А потому все участвующие в совещании должны исполнять на нем ту или иную роль. У них должно быть ясное понимание обязательств относительно того, с чем следует приходить на совещание.
Типовое правило 3: поле для игры / совещательная среда
В футболе поле для игры имеет четкую разметку. Каждый знает его длину и ширину и то, как выглядит это поле. Это типовое правило. То же самое справедливо для ведения совещаний: нужна четко заданная совещательная среда. Это значит, что мы должны быть уверены, что комната, в которой проводится совещание, соответствует определенным требованиям и тем самым создается подходящая для совещаний обстановка.
Типовое правило 4: правила игры / правила проведения
В футболе четко установлены правила игры. Мы знаем, что никому, кроме вратаря, нельзя действовать руками. Мы знаем, что такое фол, офсайд и пр. Подобные типовые правила необходимы и для ведения совещаний. Нужны четкие правила регламента для того, чтобы мы могли создать желаемую рабочую атмосферу. И если правила игры в футбол остаются неизменными в любом уголке мира, регламент совещаний требует внесения изменений в правила различных организаций с тем, чтобы лучше вписаться в конкретные культуры, в контексте которых они функционируют.
Типовое правило 5: временное измерение
Все знают, что в футболе игра состоит из двух таймов по 45 минут и перерыва между ними. Это часть общих правил игры. При проведении совещаний также необходимо определить временные рамки и их придерживаться. Следует четко установить время начала совещания, а также его окончания и перерыва.
Типовое правило 6: стратегия / повестка совещания
Наконец, каждая команда должна выработать свою стратегию для достижения цели — забивания гола. Стратегией совещания является повестка дня. Именно она определяет, как мы будем прорабатывать стоящие перед нами задачи.
Для того чтобы лучше понять смысл основных аспектов регламента совещаний, мы объединили их в таблицу.
Основные аспекты правил встречи
Во время проведения игр Кубка мира описанные футбольные правила соблюдаются очень строго. Когда же собираются друзья, чтобы разыграть любительский футбольный матч, жестко следовать правилам не требуется; те правила, которыми пользуются в таких случаях, чаще всего не исполняются уж очень строго. Вместо штанги друзья могут обозначить место ворот двумя камнями, поле не имеет подробной разметки, позиции игроков нередко перепутаны и временные рамки заданы нечетко — «до тех пор, пока не устанем».
Чем же вызвана разница в соблюдении правил? В обоих случаях мы играем в одну и ту же игру. Разница состоит в отношениях, которые складываются между теми, кто участвует в игре, и существующих ставках. Чем выше ставки (как, например, в играх Кубка мира) или чем выше взаимная неприязнь между игроками (как в игре команд-соперниц из разных городских районов), тем более жесткими должны быть правила. Если же ставки низкие и (или) игроки связаны дружескими отношениями (если их связывает высокий уровень взаимного доверия и уважения), то и правила могут быть более свободными.
Правила взаимного доверия и уважения
В рамках данной книги мы рассмотрим, как устанавливаются правила игры между соперниками с высокими ставками. Если вы знаете, что ставки невысоки или участников совещания связывают дружеские отношения, то при выборе правил можете чувствовать себя более свободно. Однако мы рекомендовали бы действовать с предельной осторожностью до тех пор, пока применение правил не станет частью вашей организационной культуры.
