Предварительный сбор всех вопросов до начала ответов на них помогает успокоить людей, когда они работают с непопулярными решениями. Такая тактика позволяет разделить во времени моменты задавания вопроса и ответа на него. Это охлаждает пыл присутствующих: предполагается, что они выслушают все вопросы и ответы до того, как будет дан ответ именно на их вопрос. А это означает, что им приходится вслушиваться в то, что говорится, и вникать в детали.
Еще одним типом совещания по внедрению, которое может потребовать собственной повестки, является совещание по контролю за исполнением поручений. Его цель — удостовериться в том, что данные поручения исполняются так, как и было задумано. Контроль за исполнением может быть организован и тет-а-тет, без созыва совещания по внедрению, однако зачастую порученные задания взаимозависимы и необходимо налаживать постоянную координацию между ними. Повестка дня на таких совещаниях должна обеспечивать время каждому присутствующему поделиться информацией о том, как продвигается работа по выполнению поручения. Если различные поручения взаимозависимы, то, возможно, потребуется организовать обзор поручений, основываясь на том, как они соотносятся друг с другом. На таких совещаниях можно задавать вопросы и отвечать на них по мере их возникновения. Поскольку это совещание по исполнительскому контролю, предполагается, что эмоции относительно практической реализации решения улеглись. А потому на этой стадии нужно сконцентрироваться на том, чтобы каждый из присутствующих непременно понимал всех остальных. Если все же эмоциональный накал нарастает, возможно, стоит собрать все вопросы, прежде чем отвечать на них, как это рекомендовалось при проведении совещаний по разъяснению, но во всех остальных случаях лучше давать ответы на вопросы по мере их возникновения.
Возможно, что на совещании по внедрению потребуется совместить функции разъяснения решения и исполнительского контроля за принятыми решениями (ратификация обычно предполагает проведение отдельного совещания с присутствием лишь членов, обладающих наивысшими полномочиями). Мы бы рекомендовали выстроить эти разные задачи последовательно, так, чтобы стало ясно, какой тип совещания по внедрению проводится в настоящий момент.
Предлагаем образец повестки совещания по внедрению.
1. Совещание должно начинаться вовремя.
2. Председательствующему следует открывать совещание следующим образом:
а) представить участников, если один из них или несколько незнакомы остальным. По желанию председательствующего и участников каждый присутствующий может назвать себя сам. Подобное представление должно, по меньшей мере, включать в себя имя каждого участника и его роль в организации. Следует помнить, что некоторые руководители предпочитают проводить более детальное представление каждого участника;
б) провести обзор правил проведения совещания в части, касающейся собственно регламента, плана работы, задачи.
3. Разъяснить завершенное и (или) ратифицированное решение Х, включая вопросы что, как, когда и кто относительно данных поручений:
а) собрать все вопросы относительно решения Х;
б) дать ответы на все вопросы относительно решения Х в порядке, определенном председательствующим.
4. Разъяснить завершенное и (или) ратифицированное решение Y, включая вопросы что, как, когда и кто относительно данных поручений:
а) собрать все вопросы относительно решения Y;
б) дать ответы на все вопросы относительно решения Y в порядке, определенном председательствующим.
5. Провести контроль за исполнением поручений предыдущего совещания. Как проходит практическая реализация решений, принятых на совещании:
а) обсудить вопросы по мере их возникновения.
6. Перечитать заметки, сделанные по ходу совещания, чтобы убедиться, что присутствующим все ясно и понятно.
7. Объявить дату, время и место проведения следующего совещания, если в таковом есть потребность.
8. Председательствующий берет заключительное слово и затем распускает совещание.
Глава 17. Часто встречающиеся трудности при проведении совещаний по внедрению
Что если председательствующий не может присутствовать на совещании?
В то время как совещания по ратификации, вероятнее всего, потребуют присутствия председательствующего, совещания по разъяснению, а также по исполнительскому контролю могут проводиться и без председательствующего. Сохранять контроль за происходящим, не присутствуя на совещании, председательствующему дают возможность следующие инструменты.
• Повестка совещания должна быть представлена председательствующему как минимум за сутки. Он может вычеркнуть любой вопрос, таким образом запрещая его обсуждение или рассмотрение состояния дел по его исполнению в свое отсутствие.
• По ходу совещания необходимо вести протокол. Он должен быть представлен председательствующему не позднее чем через сутки после совещания. Председательствующему требуется предоставить сутки для внесения в протокол своих комментариев или правок, и распространить следует именно этот исправленный и дополненный вариант протокола.
Таким образом председательствующий может контролировать ход совещания, даже не присутствуя на нем.
Что если кто-то из участников не может присутствовать на совещании?
Все лица, приглашенные на совещание, должны на нем присутствовать. Однако в реальной жизни кризисы, смена приоритетов, другие проблемы, требующие неотложного внимания участника совещания, могут этому помешать. Человек, который не может участвовать в совещании, должен позаботиться о своей замене. Подобную практику ни в коем случае не следует поощрять, поскольку она подрывает сплоченность команды, но такое вполне возможно. Человек, подобранный на замену, должен быть готов обсуждать соответствующие вопросы, как если бы он был тем лицом, чье присутствие изначально и предполагалось. В таком случае результативность совещания и общий прогресс команды не пострадают.
Примечание
В главе 10 говорилось о том, как проводить совещания по решению проблем по интернету. Совещания по внедрению, которые требуют меньшего обсуждения, проводить удаленно еще легче. Потому если кто-либо лично не может присутствовать на совещании по внедрению, то, по возможности, ему может быть разрешено участвовать в совещании удаленно.
Часть IV. Заключение
Глава 18. Совещательный цикл
В предыдущих главах говорилось о том, насколько различны практики совещаний по решению проблем и совещаний по внедрению. Их не нужно смешивать, однако не следует упускать из виду и существующую между ними взаимосвязь. Оба типа совещаний одинаково важны. Если в организации отдается предпочтение какому-то одному, то результатом будут вполне предсказуемые проблемы.
