Разумеется, у электронной почты есть и недостатки. Нам легче отделаться сочиненным за минуту письмом, когда ситуация требует разговора лицом к лицу или хотя бы беседы по телефону. Если люди друг с другом не согласны, переписка — не лучший способ прийти к единому мнению. Избегая живого общения, мы теряем умение пользоваться языком тела и невербально передавать оттенки эмоций. К тому же электронное письмо может быть неправильно понято.
В типичном разговоре лицом к лицу мы сразу же реагируем на чужие слова. Невербальные знаки дополняют сказанное. Заметив, что сказанное мною вызывает неодобрение, я могу, не делая паузы, попытаться сгладить впечатление. Если слушатель выглядит утомленным, я начну говорить живей или сменю тему. Электронная почта не позволяет вносить такие поправки на лету — если письмо отправлено, дело сделано. Вот почему электронная почта отбивает у нас привычку следить за своей речью и подстраиваться под собеседников в процессе разговора.
Независимо от того, что заставило вас сесть и написать письмо, спросите себя: не уместней ли тут телефонный звонок, записка от руки или личная встреча? Когда необходимо сообщить что-нибудь действительно важное — сказать больному, чем он болен, известить сотрудника о повышении по службе или увольнении, сделать предложение будущей жене — электронное письмо будет не лучшим выбором.
ПОРАБОТАЙТЕ НАД ТЕМОЙ ПИСЬМА
Текст в поле «тема» должен кратко сформулировать содержание. Не стоит жертвовать подробностями. Лаконичное «конференция» не годится — напишите лучше «Научная конференция в UCLA 4 января 2009 года». Однако существует вероятность, что кто-нибудь из адресатов увидит ваше сообщение на экране смартфона, и потому не будьте слишком многословным. Тема «Конференция в 2009 году, посвященная новым исследованиям, которые будут проводиться в День дурака в кампусе Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе», на экране наладонника будет выглядеть так: «Конференция в 2009 году, посвя…», — и адресат ничего не поймет. Иногда достаточно в поле «тема» указать свое имя — адресат сообразит, что письмо пришло от вас, и не отправит его автоматически в корзину.
ПИШИТЕ ПОНЯТНО И СРАЗУ ПЕРЕХОДИТЕ К СУТИ ДЕЛА
Первым делом объясните, что заставило вас послать это письмо. Если удастся, изложите суть сообщения в первой же фразе. Умение быстро перейти к делу увеличивает шансы, что ваше письмо дочитают до конца. Для большего эффекта найдите в себе силы отредактировать текст и добавить ему ясности.
НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ПРО ОФОРМЛЕНИЕ
Оформление письма играет не последнюю роль, поскольку текст на экране, вообще говоря, читать труднее, чем на бумаге. Абзацы не должны быть длинными. Полезно отделить их друг от друга пустой строкой, чтобы облегчить восприятие. Пункты списка пометьте жирными точками в начале строки. НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ НЕ СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ. Во-первых, от этого текст хуже читается. Во-вторых, возникает ощущение, что автор текста КРИЧИТ. Вот еще несколько советов:
Не переборщите с восклицательными знаками!!! Они вам пригодятся, когда вы захотите написать кому-нибудь «Поздравляю!».
Буквы должны быть черными. В редких случаях, когда вы цитируете длинную переписку, разным цветом можно выделить реплики разных ее участников.
Используйте сокращения и смайлы с осторожностью. Они вряд ли уместны в резюме менеджера.
ОТВЕЧАЙТЕ НА ВСЕ ВОПРОСЫ
Часто письма содержат не один, а несколько пунктов, на которые требуется отреагировать. Чтобы переписка была более плодотворной, убедитесь, что в ответном письме затронули их все. Уилл Швальбе и Дэвид Шипли в своей книге «Отправить» советуют [245]: всегда пролистывайте сообщение до конца. Если вы отреагировали только на два из множества вопросов в письме, отправителю придется вернуться к пропущенным пунктам и настаивать на ответе.
ВКЛЮЧАЙТЕ В ПИСЬМО ВСЮ ЦЕПОЧКУ
Кнопка «Ответить» проделает это за вас. Так адресату будет легче понять, на какое из сообщений вы ответили, и контекст будет ясен. Если же вы кликнули по кнопке «Новое письмо», прежние сообщения процитированы не будут.
ОТПРАВЛЯЙТЕ ТОЛЬКО ТО, ПОД ЧЕМ БУДЕТЕ ГОТОВЫ ПОДПИСАТЬСЯ ВПОСЛЕДСТВИИ
Прежде чем кликнуть по кнопке «Отправить», вспомните: любое электронное письмо может быть использовано против вас в суде. Некоторые бизнес-консультанты советуют выжидать пять минут перед отправкой писем, сочиненных в порыве эмоций. Так у вас появляется шанс взглянуть на вещи с другой стороны, возможно, передумать и в конце концов не отправлять письмо. Старайтесь никогда не слать эмоциональных писем, от которых потом захочется отказаться. Электронное письмо — такое свидетельство, которое может быть переадресовано другим (иногда — после коварной правки) с целью вас дискредитировать. Не пересылайте электронной почтой конфиденциальные материалы, информацию, не подлежащую разглашению, и оскорбительные тексты. Помните, что шутки, тонкая ирония и откровенные признания лучше всего срабатывают в разговоре с глазу на глаз.
ЛИЧНЫЕ ЗАПИСКИ В ПРОТИВОВЕС МАССОВОЙ РАССЫЛКЕ
Рассылать анонсы или автоматические ответы многим адресатам сразу — это, безусловно, удобно. Но, если вы рассчитываете на ответ, лучше обратиться к каждому по отдельности. Многие имеют привычку просматривать по диагонали или сразу стирать сообщения, которые начинаются словами «Дорогие друзья», потому что те похожи на спам.
КОПИИ ПИСЕМ
Некоторые имеют дурную привычку вставлять в поле «копия» длинный список адресов. Особо раздражает, когда жертвы такой массовой рассылки жмут на кнопку «ответить всем». Далеко не все люди из списка желают узнать, как устроен ваш распорядок дня, почему вы не сможете прийти на встречу или принести пакет пончиков на игру двух команд Малой лиги.
У длинного списка адресов есть и другой недостаток (особенно если вы пересылаете чужое письмо). Многие не хотят, чтобы их адрес знали десятки незнакомых людей, — а вы его невольно разглашаете. Чтобы этого избежать, вбивайте адреса в поле «скрытая копия» (ВСС, black carbon copy).
НЕ ЗЛОУПОТРЕБЛЯЙТЕ ВЛОЖЕНИЯМИ
Рукописи, изображения, видео и другую информацию можно пересылать в виде прикрепленных файлов. Однако если эти файлы слишком большие, их придется долго скачивать, они займут много места в памяти компьютера вашего адресата. Программы-архиваторы позволяют «сжать» некоторые вложения до приемлемых размеров. Для пересылки особо «тяжелых» файлов воспользуйтесь сайтами вроде YouSendIt.com или Pando.com. Но, если и тут вы потерпели неудачу, остается последний вариант: запишите файлы на компакт-диск. Его можно передать из рук в руки или переслать обычной почтой.
Опасайтесь вложений в письмах от незнакомцев — они могут содержать вирусы, которые выведут из строя операционную систему вашего компьютера. Никогда не открывайте вложения, если адрес вам незнаком, а текст письма сообщает «Вот файл, который вы просили».
