Например, подотчетным лицам выдали из кассы 70 000 руб., а ошибочно записали 10 000 руб. В таком случае на разность между этими суммами (60 000 руб.) нужно составить дополнительную проводку.
Сторнировочный метод (метод «красного сторно») применяется в случаях, когда в учетных регистрах приведена неправильная корреспонденция счетов либо преувеличена сумма операции. Суть его состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами (либо синими или черными, но в этом случае обводится сплошной линией). Эта проводка записывается красными чернилами также и в соответствующие учетные регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.
Метод «красное сторно» применяют не только для исправления ошибок, но и для корректировки данных по отдельным счетам.
4.4. Формы ведения текущего бухгалтерского учета
Напомним, что форма ведения текущего бухгалтерского учета – это способы регистрации фактов хозяйственной деятельности и их взаимосвязь. Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, связью между документами и регистрами, а также между регистрами и способом записи в них, т. е. использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.
Выбор формы бухгалтерского учета зависит от объема совершаемых хозяйственных операций; от отраслевой и технологической специфики деятельности организации; от степени автоматизации учетного процесса.
Различают следующие формы бухгалтерского учета:
• мемориально-ордерную;
• журнально-ордерную;
• автоматизированную;
• упрощенную.
Мемориально-ордерная форма учета
Мемориальный ордер представляет собой бухгалтерский документ, содержащий указание о необходимости записать хозяйственную операцию на соответствующие счета бухгалтерского учета. Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются записями в мемориальных ордерах – накопительных ведомостях, которым присваивают постоянные номера. Записи (проводки) содержат дату, содержание хозяйственной операции, сумму, наименование дебетуемого и кредитуемого счетов. Каждый мемориальный ордер имеет свой порядковый номер и подписывается главным бухгалтером.
Мемориальные ордера составляются на основании первичных, сводных и накопительных документов и регистрируются в специальном журнале.
На основании проводок из мемориальных ордеров заполняется Главная книга, которая является регистром синтетического учета. Аналитический учет ведется на основании документов, приложенных к мемориальным ордерам, в специальных карточках. В конце каждого месяца составляются оборотные ведомости по счетам синтетического и аналитического учета, и производится взаимная сверка итогов.
Итоги оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов, а также итог регистрационного журнала, должны быть равны между собой.
Мемориально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета применяется в небольших организациях с ограниченным количеством хозяйственных операций и имеет ряд недостатков:
• многократное повторение записей по одной и той же хозяйственной операции в различных регистрах бухгалтерского учета;
• отсутствие взаимосвязи между аналитическим и синтетическим учетом;
• отсутствие наглядной информации для целей проведения анализа деятельности организации.
Журнально-ордерная форма учета
Такая форма бухгалтерского учета характеризуется применением накопительных регистров – журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей.
В основу построения единой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета положены следующие принципы:
• производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;
• совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
• применение объединенных журналов-ордеров по счетам, экономически связанным друг с другом;
• применение месячных журналов-ордеров.
Журнал-ордер представляет собой таблицу, построенную по шахматной форме, в которой учитываемая операция одной записью отражается сразу на двух взаимосвязанных счетах – дебетуемом и кредитуемом. Для каждого синтетического счета (или группы счетов) открывается отдельный журнал-ордер, имеющий свой номер.
Хозяйственные операции отражаются в журналах-ордерах в хронологическом порядке на основании первичных документов в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, по кредитовому признаку, то есть по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета. Сверка правильности ведения записей в журнале-ордере происходит путем сравнения итогов по дебетуемым счетам с общим итогом по кредиту счета.
Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один – для записи операций по кредиту счета (собственно журнал-ордер), другой – для отражения показателей аналитического учета. В качестве обособленных аналитических регистров сохраняются лишь инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая составляется по дебетовому признаку. Кредитовый оборот по счету переносится из соответствующего журнала, а обороты по дебету – из других журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Таким образом, в Главной книге расшифровывается дебетовый оборот счетов первого порядка. На каждый счет отводится один или два листа. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
Главная книга открывается на год, на ее основании составляется сальдовый баланс.
После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются справками бухгалтерии, приводятся в учетных регистрах на дополнительных строках и в графах, специально предназначенных для указанных целей. В этих случаях дополнительные записи заносятся в Главную книгу обособленно, на отдельной строке.
