Основные задачи проекта:
• оптимизация работы HR-службы;
• формирование прозрачных механизмов оценки ведения рабочих процессов;
• автоматизация процессов ведения отчетности;
• эффективное использование и развитие существующего кадрового потенциала;
• укрепление внутреннего взаимодействия и повышение лояльности сотрудников компании.
Целевая аудитория включала руководство, сотрудников компании и HR-отдел.
Механизмом реализации вышеперечисленных задач стало создание единой внутрикорпоративной системы управления трудовыми ресурсами, разработанной на основе Microsoft Dynamics AX. Доступ к новым сервисам осуществлялся через внутрикорпоративный портал компании.
Новые сервисы предоставили сотрудникам высокую степень автономии, возможность самостоятельно определять график работы и выполнять ее по своему усмотрению. Еще одним инструментом повышения мотивации стало привлечение работников к планированию профессионального развития и оценке собственной производительности. Каждый получил доступ к просмотру параметров оценки персональной эффективности, составлению карьерных планов и программ обучения.
В рамках проекта проведена работа по анализу существующих HR-процессов, а также сформированы основные требования ключевых пользователей системы. С этой целью был запланирован и проведен ряд встреч с выделенной рабочей группой проекта внедрения HRM-блока для интервьюирования и сбора пожеланий к системе. В ходе интервью ключевые сотрудники компании описывали текущие бизнес-процессы, в которых они принимают участие в своей повседневной деятельности. На основании этих данных построили модель бизнес-процессов с детальным описанием производимых действий и выполняемых функций. Ключевым сотрудникам также дали возможность высказать дополнительные пожелания по оптимизации HR-процессов, которые, на их взгляд, значительно упрощают жизнь персонала. Среди опрашиваемых потенциальных пользователей специально выделили следующие роли: руководители подразделений, менеджеры HR, обычные сотрудники.
Были собраны главные требования и пожелания к системе и на их основании разработан дизайн прототипа системы. При его подготовке провели реинжиниринг и оптимизацию многих процессов. То, на что раньше уходило много времени и сил, планировалось делать «нажатием на кнопку». Для большей наглядности разработали демонстрационные скрипты основных HR-процессов, на которых прототип системы показывали рабочей группе проекта. Затем, опираясь на замечания, прототип донастроили, чтобы он отвечал всем требованиям. Кроме того, запланировали и провели обучающие тренинги, на которых пользователи пробовали в тестовом режиме производить все действия в системе на сквозных примерах.
Доработанный и тщательно оттестированный прототип системы лег в основу промышленной версии модуля, который запускался в режиме реального времени. Так как процессы подбора, найма, карьерного планирования и оценки персонала занимали достаточно много времени и любая задержка могла негативно сказаться на имидже компании, пользователям на всех этапах деятельности оказывали круглосуточную онлайн-поддержку.
Провели обучение отдела персонала и руководства компании, а также краткий курс для сотрудников компании.
Результаты. Проект «Шаг к успеху» позволил повысить лояльность сотрудников компании, укрепить внутреннее взаимодействие, а также сформировать кадровый резерв. В результате текучесть кадров сократилась на 20 %, удовлетворенность выросла на 40 %, были автоматизированы процессы формирования отчетности, создан личный кабинет сотрудника и сформирован основной пул кадрового резерва в разрезе ключевых должностей.
Сотрудники позитивно восприняли новые возможности системы, а новые механизмы оценки эффективности стали применяться не только в рамках программы «Шаг к успеху», но и для внутренней оценки проектов внутри департаментов. Кроме того, впоследствии персонал начал предлагать новые идеи по доработкам системы – и для удобства пользования, и для внутренних нужд в целом.
Со временем на основе внутреннего решения проектная команда сформировала полноценный продукт для продвижения, который оказался высоко востребован на рынке.
2.7. Современные внутренние коммуникации: на пике изменений
В эту главу включены программы, направленные на построение эффективной и хорошо развитой системы управления коммуникациями. Лучшие работодатели всегда стремятся доносить максимум информации до всех сотрудников и получать от них обратную связь, идеи и предложения. Самые инновационные HR-решения применяются сегодня именно в этой сфере благодаря как развитию технологий, так и стремительному изменению формата общения между сотрудником и работодателем. Новые технологии позволяют поддерживать коммуникации не только вертикально (руководитель – подчиненные), но и между работниками разного уровня из разных подразделений. За счет качественных внутренних коммуникаций заметно растет вовлеченность и удовлетворенность персонала, повышается эффективность работы, улучшается имидж компании, а новые сотрудники быстрее и легче интегрируются в корпоративную культуру.
Юлия Губанова, HR Advisor R&D and Support, Veeam Software:
Выделяют следующие инструменты внутренних коммуникаций:
• аналитические (анкетирование, обратная связь, мониторинг персонала и т. п.);
• информационные (интранет, корпоративный сайт, СМИ, стенды, сообщения и т. п.);
• коммуникативные (корпоративные праздники, обучение, тренинги, профессиональные конкурсы, соревнования и т. п.);
• организационные (совещания, собрания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов и т. п.).
Считаю правильным начинать работу с внутренними коммуникациями с введения единых корпоративных стандартов. Нужно оценить то, что уже есть в компании, и то, к чему мы стремимся. Самое главное – преодолеть разрыв между этими двумя позициями.
РЕКЛАМНОЕ АГЕНТСТВО ADVANT
[35]
ПРОЕКТ: «СРЕДА ДЛЯ ПТИЦ ВЫСОКОГО ПОЛЕТА»
ADVANT – рекламное агентство полного цикла, которое уже более 12 лет успешно развивается на рынке рекламных услуг. Благодаря внушительному опыту работы в сфере BTL, широкой географии прямого покрытия, постоянному внедрению инновационных технологий и устойчивому финансовому положению ему удалось выстроить прочный фундамент в основе долгосрочных отношений с партнерами – крупнейшими компаниями федерального и международного уровня.
Рекламное агентство ADVANT входит в структуру группы компаний «Магнат», которая осуществляет свою деятельность на территории всей России, имеет официальные представительства в 15 городах, крупнейшие из которых – в Москве, Волгограде, Самаре, Саратове, Екатеринбурге и Челябинске. В октябре 2013 года открылся новый офис в Санкт-Петербурге.
