И когда мы говорим, что в момент старта проекта необходимо провести встречу инициации проекта, на ней необходимо присутствие ключевого лица заказчика, принимающего решение и влияющего на своих специалистов.
Именно на этой встрече вы вместе с заказчиком уточняете, детализируете, определяете, за какие пункты ответственен исполнитель, за какие – заказчик.
Простой пример: вы делали фундамент. Заказчик должен посмотреть и оценить, все ли его устраивает. Далее, вы сделали крышу. Но вдруг заказчик говорит, что ему не нравится фундамент. Однако вы ведь крышу уже не открутите! Либо вы оставите этот домик себе, либо пойдете на поводу у заказчика из-за того, что изначально не согласовали промежуточные точки согласования. Эта работа организационная, здесь сложности начнутся не у команды, а у вас, как у руководителя проекта, так как вы не организовали должным образом приемо-сдаточные испытания.
«Дорожная карта», которую вы формируете на первоначальной (kick-off) встрече, должна быть просмотрена, подписана и утверждена. Должны быть определены вехи, на которых будут проверки. Когда вы дойдете до этой вехи и будет подписан протокол с заказчиком, вы можете быть уверены, что в дальнейшем заказчик не сможет отказаться от выполненной работы.
И заказчик, и исполнитель должны однозначно трактовать промежуточные результаты. Именно на «кик-оф митинге» вы должны договориться, в том числе, о том, как действовать, если вдруг появятся отклонения в реализации проекта.
Фазовый портрет проекта
Какие фазы следует выделять в проекте?
Мы выяснили, что весь проект делится на две большие части: на предварительную работу («пресейл») с заказчиком и на фазу выполнения самого проекта. Каждая часть делится на подразделы, чтобы в «дорожной карте» понимать, какой результат на каждом этапе получим.
В этом и заключается искусство: управлять, понимая промежуточные итоги. Важной составляющей управления является работа с «дорожной картой», с составом работ и с промежуточными итогами.
Попробуем описать, на какие фазы делится раздел, который называется «Реализация договора». Любой договор начинается с фазы инициации, когда вы вместе с заказчиком на основании предварительной предпродажной подготовки согласовали виды, объемы и суммы работ, подписали договор. У договора есть название, исполнитель, заказчик, сроки и бюджет. Это так называемая официальная часть вашей работы. После того как договор подписан, вы проводите первичное совещание «кик-оф митинг», на котором представляете заказчику «дорожную карту», иерархический состав работ, согласовываете участников проекта с обеих сторон и значимые вехи, по которым вместе будете следить за движением по проекту.
Когда вы согласовали состав работ, участников команды и промежуточные контрольные вехи, можете начинать двигаться по «дорожной карте». Фаза инициации закончилась – начинается работа по исполнению проекта.
Если разбить весь проект на такие разделы, как начало, работа и завершение, то, как говорится, далеко не уйдешь, так как «работу можно „работать“ бесконечно». Нужны промежуточные этапы, которые и прописывают в иерархическом составе работ.
Важной фазой является фаза реализации. Если мы вернемся к дому, то результат фазы реализации – это готовый продукт, жилой дом, но еще не принятый заказчиком в эксплуатацию. В момент окончания этой фазы уже поздно управлять проектом. Дом уже построен. Деньги истрачены, время ушло, и выясняется, что окна немного не там, на цокольном этаже хотели не деревянный пол, а кафель, дверь хотели «на 800», а поставили «на 600». Мелкие недочеты, которые портят всю картину.
Именно для того, чтобы не допустить непоправимых оплошностей, фаза реализации разбивается на промежуточные этапы, которые определяются той предметной областью проекта, которую вы реализуете.
Мы говорим в общих словах, что нужно разбивать работу на отдельные этапы. Например, в машиностроении своя специфика реализации продукта, должна быть выпущена конструкторская документация, какие-то детали закупаются «на стороне», необходимо согласовать спецификации. В проекте «открытие обувного магазина» – другая специфика.
В любом случае фаза реализации обязательно должна быть разбита на промежуточные этапы. Чем раньше вы видите, что проект движется не в том направлении, как вы планировали, чем быстрее вы примете управляющее воздействие, тем с меньшими затратами вы придете к конечному результату. Количество фаз, этапов, разделов, объем иерархии в составе работ должны быть детализированы и достаточны для принятия управленческих решений.
И важнейшим этапом работ в фазе реализации является стадия проектирования, подготовки, то есть период времени, в течение которого вы и ваша команда собираете исходные данные, готовите документацию, прорабатываете эскизы продукта или услуги. Заказчик должен понимать, как будет выглядеть конечный продукт, какие характеристики будут достигнуты, какие потребительские качества исполняемый проект покрывает. На эти качественные характеристики в дальнейшем ориентируются специалисты со стороны заказчика, согласовывая и принимая работы.
Возвращаясь к примеру с домом: вам нужно поставить автоматическую сушилку. Вам же не все равно, где будет дырка в стене, откуда будет выходить воздушный патрубок для сушилки? Может, она будет в полу? Вам это не понравится, и вы заставите исполнителя переделывать.
Для того, чтобы не переделывать, и выполняется предварительная проектная документация: собираются исходные данные и оформляются в виде документации.
На этом этапе идет очень плотная работа между заказчиком и исполнителем. Фиксация наиболее значимых пунктов поможет в дальнейшем сдать работу. Что является завершающим моментом фазы обследования? Вы, как исполнитель, собрали достаточно данных для выполнения работы. Вы можете прорабатывать техническую часть проекта, готовить функциональное описание и решения.
Следует понимать, что последовательность работ в списке ИСР (иерархического состава работ) сильно зависит от договорных взаимоотношений между заказчиком и исполнителем. Иногда заказчик может заключить договор только на работы по обследованию с требованием описать ситуацию «как есть». И только после этого, на основании полученных результатов заключить другой договор – на проведение проектных работ по разработке нового объекта. А может, он и не станет с вами продлевать отношения. В конкретном случае надо уметь выделять главное и концентрироваться на нем.
