На этапе выбора системы для отслеживания работы с задачами и поручениями надо грамотно выбрать систему для заведения перечня задач.
Я советую попробовать системы работы с trello.com, worksection.com и jira (сайт atlassian.com).
Команда проекта
В самом начале мы акцентировали внимание на трех объектах, которые должны отслеживаться во время исполнения проекта: время, деньги, люди.
Одним из основных составляющих является команда проекта. Что это такое, и кто в нее должен входить?
В команду помимо людей самого исполнителя необходимо включать людей со стороны заказчика. Попробую объяснить. Результаты проекта сами по себе не существуют. Они начинают работать у заказчика. Чем раньше вы привлечете заказчика к совместной работе над проектом, тем быстрее появится тот результат, который требуется заказчику. Как пример, приведу работу над картиной. Набрасывая эскиз, прорабатывая детали на картине, раскрашивая какие-то элементы картины, вы быстрее сдадите заказчику ее, если периодически будете показывать ему промежуточный результат.
В эти моменты произойдет ваше совместное обсуждение того, что вы увидите. При обсуждении произойдет текущая корректировка, и на следующем шаге вы уже окажетесь ближе к цели, а конечная картина станет ясней.
У любого проекта есть фаза «ввод в действие», это период, когда результаты проекта вводятся в эксплуатацию. Чтобы изменения были полезны заказчику, с самого начала на этапе работы с проектом в команду должны быть включены персоны от заказчика.
Например, вы спроектировали систему – поставляете станок с числовым программным управлением. Для того, чтобы станок заработал, его надо запитать электричеством, соответственно, электричество и точку подключения вам должен выдать заказчик, нужно согласование. Если у вас не будет руководителя проекта от заказчика, то все вопросы, которые возникнут в процессе работы, будут тонуть в пучине тяжб между подразделениями предприятия, особенно если речь идет о крупных компаниях.
Важный момент – при формировании команды в обязательном порядке у вас должно быть согласовано персональное лицо от заказчика для решения вопросов на стороне заказчика.
Формирование команды
Кто отвечает за формирование команды?
Если вы хотите успешной работы, то должны принимать участие в формировании этой команды (хотя бы ключевых людей). Однако ситуация может складываться по-разному. Мы уже говорили, что руководителем проекта вы можете стать на разных этапах этого проекта. Замечательно, если вы были на этой должности с момента становления проекта, при заключении договора. В процессе предварительной проработки проекта вы поняли глубинные потребности заказчика. Но ситуация может быть и другой.
Предварительным согласованием проекта занимались не вы, а вы попали в проект на стадии заключенного договора. Уже был календарный план работ, бюджет, пришлось активно вникать в процесс. Первейшая задача в том, чтобы отработать те контакты, которые имеются в команде на данный момент, понять, у кого какие задачи.
Почему важно принимать участие в формировании команды? При работе над проектом вас как руководителя проекта должны ценить и уважать, а это возможно, если вы будете знать чаяния людей и решать их проблемы.
Есть две ошибки руководителя: во-первых, дистанцироваться от исполнителей, а с другой стороны, переадресовывать поручения или задачи от руководства или заказчика. Соответственно, возникает негативная реакция, на вас начинают давить, вы в ответ давите на исполнителей. Вас должны уважать именно как специалиста, который в нужный момент разберется. В то же время у вас должна быть четкая позиция и требовательность, чтобы сроки соблюдались и качество работ сохранялось. Руководитель проекта сродни главы семьи, который должен радеть за свою команду, помогать в выполнении работы. Сотрудники должны знать, что если придут обсуждать задачи не только технические, но и внутренние, психологические, вы сможете им помочь.
Важно изначально правильно вести себя с членами команды, заказчиком, руководством.
Подчиненность команды
Сегодня существует понятие «проектная команда». Как правило, это люди, которых вы на начальном этапе лично не знаете, временно нанятые на работу, фрилансеры и так далее. После того как проект закончен, команда распадается.
Руководитель проекта должен обязательно участвовать в формировании команды. Во многих организациях группа специалистов формируется из людей разных отделов на время выполнения проекта. Тут возникает сложность работы с ресурсами двойного подчинения: с одной стороны сотрудник подчиняется начальнику отдела, с другой – руководителю проекта. Не всегда на вашем проекте люди будут на 100 % подчинены вам, соответственно у вас должна быть в голове четкая картинка, кто за что отвечает, и матрица ресурсов. Вы должны четко идентифицировать людей и понимать зоны их ответственности с полномочиями и принципами взаимодействия с вами. Многие руководители этим пренебрегают.
Матрица персоналий должна сформироваться в самом начале, ведь не бывает ответственности абстрактной, ответственность всегда персональная. Например, если сидят пять человек, и вы просите принести мяч, каждый подумает, что это не ему. В итоге мяча нет. Без четкого разделения работ и назначения персональной ответственности в вашей команде и проекте невозможно добиться нужного результата.
Важно, что таблица разделения персональной ответственности на всех этапах работ не является статической, будут меняться и персоналии, и квалификации. В процессе работы возникает множество ситуаций: у сотрудницы родился ребенок, сотрудник уехал в другой город, что-то сломалось, нужен еще человек. Многие руководители проектов воспринимают команду как некую постоянную составляющую. Это живой организм, и его состав нужно отслеживать ежедневно, учитывая, что некоторые люди из вашей команды могут находиться еще и в других проектах. Возникает вопрос умения распределять ресурсы. Ни в коем случае нельзя абстрагироваться от других проектов. Это не значит, что всем все можно разрешать, но если вы не будете уметь слышать людей, то ваша ценность будет иметь «кривые ножки» и может рухнуть в одночасье.
Группирование команды
Работа с командой – процесс, который у руководителя проекта должен осуществляться ежедневно. Промежуток времени между встречами зависит от периода, в течение которого гарантированно можно получить результат.
