Руководитель должен увидеть риск не тогда, когда он наступил, а «в зародыше». Как говорится, болезнь лучше предупредить, чем лечить.
Важный момент: помимо того, что вы увидели проблему, очень важно идентифицировать ее, потому что ситуации с разными видами рисков могут решаться по-разному.
Ценность руководителя в том, что у него должно быть развито умение посмотреть на ситуацию с разных позиций, почувствовать все подводные течения. Только тогда получится решить проблему.
Часто бывает, что с решением проблемы сложно справиться. Может не хватать компетенции в техническом или организационном плане. В этом случае вопрос должен быть передан на уровень выше, например, руководителю организации, в которой вас назначили руководителем проекта. Самое главное – понять, к какому типу рисков ситуация относится. Только после этого ее решать.
Алгоритм действий следующий: ежедневно руководитель проекта должен мониторить работы, которые проводятся на проекте, соотносить срок и результат к этому сроку. Если он видит, что к сроку результат получить не может, у него должно включаться аналитическое мышление, при общении с исполнителями на площадке он должен понимать, с какими причинами это связано, и предпринять действия.
Количество проектов
Нынешняя ситуация на ранке характеризуется глобальным отсутствием квалифицированных руководителей проекта.
Руководящие кадры очень востребованы, у них достойная заработная плата, но для того, чтобы стать руководителем такого уровня, надо потрудиться. Один из показателей успешности – это количество проектов, которые руководитель проекта способен вести. Их не может быть очень много. Количество проектов определяется объемом и масштабностью тех задач, которые решаются.
Если мы говорим про строительство моста через Керченский пролив, проектов вообще не может быть много. При реализации таких масштабных проектов существует большая внутренняя иерархия.
Если организация занимается строительством частных домов, то вы, как руководитель проекта, можете иметь с десяток проектов. Ограничения связаны с объемом времени для этих объектов.
Другим существенным ограничением являются сами способности руководителя. Чем он более квалифицированный, чем успешней и компетентней в вопросах управления, тем большее количество проектов он может вести.
Если нужно просверлить дырки в бетонной стене, я могу долбить молотком со сверлом, ручной дрелью, коловоротом, а могу перфоратором – эффективность будет разной, перфоратором я дырок смогу сделать больше.
Так и у руководителей проектов: если есть набор инструментов, с помощью которых удобно вести работу, документацию, то это позволит повысить личную эффективность и выполнять больший объем работ с лучшим качеством.
Показателем собственной успешности в этом направлении в ведении большего количества объектов является временной фактор. Если вы каждый день задерживаетесь на работе, и это становится систематическим, значит, у вас где-то затор, в таких условиях брать на себя новые проекты смерти подобно, вы надорвете здоровье и не выполните обязательства.
Как бы ни хотелось «взять все», честнее вовремя предупредить, что вынуждены отказаться. Но при этом вы в оперативном режиме должны уметь показать, какие у вас проекты есть и в каком состоянии они в данный момент находятся.
Инструменты руководителя проекта
Мы говорили, что задача руководителя проекта – отслеживание всех задач проекта, умение заранее предусматривать риски, понимать причины и видеть подводные камни, которые могут повлиять на результат, принимать решения.
Хороший руководитель, как правило, управляет несколькими проектами.
Возникает вопрос: «Как все отслеживать и вести?»
Часто у молодых специалистов в этой области по незнанию и неумению правильно организовать работу возникает проблема. У каждого руководителя проекта в процессе трудовой деятельности нарабатывается определенный опыт в использовании инструментария. Самым первым инструментом у первого руководителя проекта, очевидно, были палочки, камни, которые он раскладывал в определенной последовательности.
Самым простым инструментом у руководителя проекта сейчас является записная книжка. Когда одна из проблем – масштабирование задач одного проекта, записной книжки хватает, но если проектов больше, возникают проблемы в использовании записей.
Много времени тратится не на работу, а на поиск информации. Вы начинаете разбивать на несколько блокнотов каждый проект. Но работа руководителя не сидячая, она требует встреч, договоренностей. Хаос с блокнотиками начинает разрастаться в геометрической прогрессии.
В настоящее время появились удобные инструменты – компьютеры, смартфоны и так далее, но неумение их между собой увязать, согласовать приводит к тому, что у человека гаджетов становится много. В определенный момент это приводит к разрыву связи между событиями, приходит осознание, что нужно использовать инструмент, который позволит вести календарный план работ, отслеживать ответственных. Желательно, чтобы рабочий план видели участники от команды заказчика, потому что дублирование и синхронизация задач отнимает время.
АСУ, перечень задач
Одним из факторов, влияющих на результативность работы руководителя и успешность выполнения его обязанностей, является эффективность работы с перечнем задач.
Важно правильно выбрать инструмент для ведения этого перечня. Чем больше детализация, тем качественней будет работа с точки зрения управленца.
Желательно весь перечень работ формировать от более крупных к менее крупным. На этапе подготовки договора вы не сможете знать деталей и всех сроков, делается некая сводная оценка, а в начале работы ваша задача, как руководителя, из этого крупного состава работ сформировать более детальный перечень, потом разбить его на операции. Этот список не рождается за один день, работа идет с постепенным нарастанием детализации.
Первая фаза работ – автоматизировать процесс ведения реестра работ с перечнем задач. Преимущества, в отличие от записей в блокнот, заключаются в возможности использования шаблонов задач, их копирования, редактирования списков с минимумом временных затрат, но сложность в том, что если я что-то поменял, надо не забыть передать информацию тому, с кем делился этими данными. В результате через какое-то время количество файлов увеличивается, начинается трата времени на поиск.
Сегодня есть интернет, электронная почта, общие ресурсы. Я рекомендую выбирать облачный сервис или программу, которая позволяет нескольким людям работать в одной и той же среде. Какие преимущества? Вы заводите крупные задачи, люди в команде могут детализировать. Ваша работа не пропадает, а используется другими людьми, в том числе и вами.
