Как же это происходит? Давайте проанализируем. Часто бухгалтера находят по Интернету, не тестируют, не анкетируют, не подписывают договор о материальной ответственности и не берут паспортных данных.
Поэтому неудивительно, что бухгалтер чувствует себя в этой ситуации безответственно и своевольно. Предприниматели жалуются, что специалист не подходит к телефону, заболела и не предупредила, уехала, вышла замуж и т. д. Факт остается фактом: бухгалтер недоступен и больше не работает.
Что делать? У вас не осталось ни базы, ни флешек, ни контактов, ни документов.
Во-первых, поменяйте пароль для входа в Банк-Клиент, восстановите флешки при необходимости, обратившись в банк письменно либо лично.
Во-вторых, при утере флешки для сдачи отчетности по Интернету восстановите ее лично либо по доверенности, обратившись к поставщику услуг (Такском, Контур, СБИС). Даже если на вашем компе данных не осталось, сданные отчеты остались в системе на сервере поставщика и в налоговой.
Самая неприятная ситуация с базой 1С. Если базы нет, то ее восстановить точно под сданные отчеты практически невозможно.
Важно срочно восстановить отчеты в налоговой, т. к. они формируются почти все с нарастающим итогом с начала года. Все накладные, счета-фактуры и акты необходимо запросить у контрагентов. Банк загрузить в новую базу 1С, восстановить данные по расчету зарплаты из приказов и бухсправок.
Налоговая имеет право проверить вас за последние три года. Поэтому и документы, указанные выше, должны быть за три года.
Скорее всего, вам придется за это заплатить второй раз, то есть первый раз бухгалтеру, который бросил, а второй раз – тому, кто исправляет косяки и восстанавливает. Это и будет урок за отсутствие осмотрительности и мер по защите бизнеса. Отчеты придется заново сдать за 3 года, налоги и пени доплатить.
Если вы уверены, что вас не проверят, то можете взять остатки из предыдущих отчетов и вести бухучет с момента сдачи последнего отчета. Тогда ваш учет будет без предыдущей истории. Вам будет непросто объяснить контрагентам, почему вы не можете сформировать сверку, а сотрудникам отказать в выдаче необходимых справок.
Часть 14
Как передать свою фирму на аутсорсинг?
У нас есть опыт, когда мы приходили в компании в качестве наемных бухгалтеров, а через год заключали договор на бухобслуживание.
Завоевав доверие, проще объяснить предпринимателю выгоды аутсорсинга.
Дополнительным плюсом такого способа является то, что бухгалтер компании за год вникнет в проблемы и боли компании, у которой ведет бухучет.
В случае серьезных ошибок, приводящих к штрафу, такой бухгалтер предложит, посоветовавшись с руководителем, их исправление. Объяснит ответственность.
Мы часто договариваемся исправлять ошибки в течение определенного периода с поэтапной оплатой.
У нас был такой опыт, когда предыдущий бухгалтер не сдавал отчеты в ПФ за 3,5 года. При этом предприниматель исправно платил взносы ежемесячно. Мы восстанавливали отчеты и отношения с ПФ одновременно.
Часто мы видим при экспресс-аудите компании, которая собирается переходить к нам, ошибки в расчетах с контрагентами, что приводит к занижению НДС.
При подготовке компании к переходу к нам мы прописываем ответственность сторон в различных случаях, чтобы наши отношения были максимально прозрачными. Если предприниматель отказался от восстановления, мы это фиксируем в приложениях, давая пояснения о рисках и последствиях.
Выбирая компанию для передачи ей работ по ведению бухгалтерии на аутсорсинге, обращайте внимание на опыт, ответственность за работу, наличие в штате аудиторов для проверки, отзывы о работе компании, наличие статей, странички в соцсетях, проведение семинаров сотрудниками. То есть на открытость и общественную работу компании.
Напомню достоинства аутсорсинга:
1. Отсутствуют налоги с зарплаты бухгалтера.
2. В договоре четко прописана ответственность сторон. Напомню, что главбух не несет больше ответственности за бухучет, кроме уголовного наказания за умышленные деяния. Аутсорсинг несет ответственность за свою работу материально.
3. Бизнесмену нет необходимости платить за аренду офиса, содержание рабочего места бухгалтера, за пользование справочно-правовой системой, программой 1С, программой сдачи отчетности дистанционно. Экономия составляет до 200 000 рублей в год.
4. Нет необходимости обучать, нанимать и контролировать своих бухгалтеров. Все это входит в компетенцию аутсорсинговой компании.
Часть 15
Как сэкономить на аутсорсинге?
В чем фишка работы с аутсорсинговой компанией? Почему стоит обратиться к такому способу ведения бухучета? Я расскажу, обратившись к опыту России и других развитых стран, в которых до 80 % компаний передали свой бухгалтерский учет на аутсорсинг.
Для этого есть объективные причины.
1. В договоре с аутсорсинговой компанией четко прописана ответственность сторон. Главбух же по закону не несет ответственности за бухучет, кроме уголовного наказания за умышленные деяния. Аутсорсинг несет материальную ответственность за свою работу.
2. Деятельность аутсорсинговых компаний может быть застрахована, в отличие от работы бухгалтера. Если аутсорсеры совершают ошибку, то страховая компания возмещает вам ущерб.
3. Сотрудники аутсорсинговой компании более профессиональны, так как постоянно повышают свою квалификацию. Бухгалтеры, юристы, кадровики и аудиторы проводят внутренние собрания, где дают обратную связь и самообучаются. Аудиторы, бухгалтеры высшей квалификации, проверяют работу бухгалтера и выявляют его ошибки. Бухгалтер исправит их, для того чтобы отчеты были сданы правильно. Вы как бизнесмен не будете оштрафованы.
4. Важным является экономия на рабочем месте. При работе с аутсорсинговой компанией вы экономите примерно 200 000 рублей в год на аренде офиса, рабочем месте бухгалтера, его компьютере, на приобретении программ 1С, справочной правовой системы, программе сдачи отчетности в электронном виде.
5. В аутсорсинговой компании часто используют современные технологии, позволяющие быстро, удобно и безопасно работать с базой 1С. Например, работа с облачными технологиями в 1С позволит оперативно контролировать работу по ведению бухучета, вносить первичные документы на своем компьютере, экономить место в памяти компьютера, автоматически обновлять программу 1С и делать автоматически резервное копирование базы для ее сохранности. Вы застрахованы от пропажи бухгалтера с вашей базой навсегда.
6. Экономия на обучении, подборе и контроле бухгалтера. Аутсорсеры сами подбирают, контролируют, обучают и меняют бухгалтеров. А вам можно будет сосредоточиться на развитии бизнеса.
