Лучшие компании для наведения порядка используют «свисток» — понятные и четкие сигналы, способствующие эффективному обучению даже в профессиональной среде взрослых людей. Подобные сигналы можно применять не только для начала или завершения работы в небольших группах, но, например, и для окончания перерыва. (Чтобы все знали, сколько времени осталось до конца перерыва, мы поставили на большом экране специальный таймер, и после этого десятиминутный перерыв перестал превращаться в двадцатиминутный.) Вы даете людям понять, сколько минут отводится на упражнение, чтобы они успели завершить его вовремя. Вы устанавливаете, когда и как слушатели могут и должны задавать вопросы, следует ли им ждать завершения занятия или можно спокойно прервать вас — правда, при последнем варианте, скорее всего, вы не успеете пройти весь материал.
На что уходит ваше время? Что можно изменить? Ниже мы приводим типичные ситуации, в которых минуты и часы расходуются впустую, и предлагаем готовые решения для более эффективного их использования.
Время ожидания — время простоя
Пустая трата времени. Участники больше времени проводят в ожидании своей очереди, чем собственно практикуются.
Решение. Поделите аудиторию на маленькие группы или организуйте предварительную тренировку в мини-группах. Лучше всего на время ожидания предложить участникам некую активную роль.
Пример. Управляющие учатся реагировать на защитную реакцию подчиненных. В группах по шесть человек один менеджер ведет тяжелый разговор с «подчиненным» и высказывает ему свои претензии. Но большую часть упражнения участники остаются наблюдателями. Предложите предварительную тренировку в группах по двое, где обучающиеся по две минуты разыгрывают более простую ситуацию для «разогрева».
Длинные инструкции
Пустая трата времени. Тренеры или руководители тратят слишком много времени на объяснение условий одного и того же упражнения.
Решение. Дайте как можно большему числу заданий названия — это позволит не объяснять их каждый раз заново и сэкономит время. По мере возможности повторяйте базовое упражнение с различными вариациями, таким образом количество практических занятий возобладает над количеством объяснений.
Пример. Для адвокатов-новичков мы разработали упражнение для тренировки вступительной речи на суде. Упражнению дали название «Боевое крещение», потому что речь надо составить быстро и в условиях давления (но, безусловно, с удовольствием), комбинируя навыки планирования и мгновенной реакции. При этом, отрабатывая вступительную речь, можно многократно менять суть судебного процесса. Упражнение адаптируется и для последнего слова в суде, и для вопросов во время судебного разбирательства. Когда адвокаты осваивают упражнение, то, услышав фразу «боевое крещение», немедленно приступают к работе.
Бесцельное блуждание
Пустая трата времени. Чтобы перейти к следующему упражнению, требуются дополнительные приготовления или ведущим приходится что-то быстро предпринимать. В этот момент участники слоняются по аудитории без дела.
Решение. В идеале большая часть проблемы решается за счет лучшей подготовки, но иногда подобные ситуации неизбежны. Предложите запасной вариант — какое-нибудь упражнение, знакомое участникам и имеющее свое название. Оно займет аудиторию, пока вы делаете последние приготовления.
Пример. Вы научили детскую футбольную команду упражнению, в котором игроки делятся на группы по четыре и поочередно перебрасывают мяч друг другу. Упражнение получило название «Барселона» в честь славного испанского клуба. Если вы не успели установить конусы для следующего упражнения, просто скажите: «Три минуты „Барселоны“ в каждой группе. Начали!»
Отсутствие сосредоточенности
Пустая трата времени. Бесценное время тренировки уходит зря, потому что участники болтают на посторонние темы или игроки увлеклись погоней за мячом.
Решение. С самого начала познакомьте присутствующих с планом занятия. Объясните, при каких их действиях вы будете использовать «свисток», и постоянно напоминайте об этом.
Пример. В самом начале семинара предупредите, какими сигналами вы намереваетесь пользоваться. Объясните, что, хотя вы и понимаете, насколько приятно беседовать с коллегами, вам нужно экономить драгоценное время. Если в процессе объяснений начинаются посторонние разговоры, прервите себя на полуслове, чтобы слушатели поняли: в таких условиях занятие продолжаться не будет.
Слишком много времени тратится на обсуждения
Пустая трата времени. Участники больше времени тратят на споры и обсуждения, чем собственно на упражнения.
Решение. Прекращайте долгие дискуссии. Заранее предусмотрите, чтобы на разбор полетов уходило меньше, а не больше запланированного времени. Двигайтесь по комнате: так легче обнаружить, что участники увязли в бесконечных спорах.
Пример. После знакомства с азами презентации участники получили ровно две минуты на обсуждение с партнером основных выводов. Ведущий дает не больше двух комментариев для всей группы и переходит к следующему упражнению.
Упускаются подходящие моменты
Пустая трата времени. Руководители и тренеры упускают удобную возможность поупражнять подчиненных в рабочее время.
Решение. Пора менять образ мыслей: обучаться можно не только во время семинаров, тренировок или в строго назначенное время. Обсуждая с подчиненным результаты его работы, подумайте, можно ли сразу исправить и отработать то, о чем вы только что говорили.
Пример. Анализируя беседу сотрудника с клиентом по телефону, вы объясняете, что разговор можно было построить иначе. Добавьте всего одну фразу: «А теперь давайте потренируемся вести телефонные переговоры».
Если ни на секунду не забывать, что все великие тренеры были одержимы идеей рационального использования времени, то вы станете внимательнее относиться к планированию и организации практической подготовки. Иногда решения оказываются предельно простыми: надо всего лишь «подготовить больше мячей». Планы тренировок Джона Вудена содержали информацию не только о том, где будут стоять игроки и сколько их будет на каждой точке, но и где будут находиться мячи и сколько их будет в каждой точке, а также кто будет отвечать за пополнение запаса мячей. Подходите творчески. Проявите настойчивость. Не забывайте о продуктивности.
Важна каждая минута
— Для экономии времени обзаведитесь свистком — настоящим или фигуральным.
— Определите, в каких ситуациях время расходуется зря, и как можно скорее продумайте нужное решение.
— Сделайте результат этого решения обычной практикой.
Правила, рассмотренные в двух первых главах, только заложили фундамент для вашего старта. Следующие серьезные аспекты эффективной практической подготовки касаются демонстрации образцов и обратной связи. Эти темы настолько сложны сами по себе и важны в нашем деле, что каждой мы решили посвятить по отдельной главе.
