Приступаем к сортировке и разборке самих бумаг. Удобнее и рациональнее хранить бумаги по категориям в отдельных папках разного цвета. Например, в синей папке – рабочие документы, в красной – бумаги, связанные с ведением домашнего хозяйства, в зеленой – финансовую документацию и т. д.
Секретный прием
При сортировке документов пресловутое «авось пригодится» возникает в голове очень часто. Поэтому, чтобы отсеять лишние сомнения по вопросу их нейтрализации или сохранения, можно подключать не только здравый смысл, но и так называемый «тест карандашных точек».
Всякий раз, когда вы берете в руки какую-либо бумагу для использования, ставьте в уголке простым карандашом точку.
А когда через год или другой промежуток времени будете проводить ревизию или сортировку ящика со своими документами, первыми на выброс стоит рассматривать те, на которых нет ни одной точки.
Если у вас все же осталось определенное количество бумаг из категории «вдруг пригодится» – заведите для них отдельную папку, назвав ее, например, «Архив», и пересмотрите ее через несколько месяцев. Для документов, которые не подходят ни под одну из имеющихся у вас категорий, можно создать отдельную папочку «Разное».
Секретный прием
Не забывайте, кстати, что многие документы можно отсканировать или сфотографировать и хранить в электронном виде в компьютере, а если понадобится, быстро распечатать. Это позволит без сожаления избавиться от оригиналов.
Только внимательнее присматривайтесь к документу – действительно ли можно выбросить оригинал или его придется потом долго и упорно восстанавливать?
В том случае, если вы занятой человек и бумаг у вас огромное количество, для удобного хранения и быстрого нахождения можно завести глубокий ящик и держать их вертикально, вверх корешками, на которых подписана категория или название документа.
Еще один неплохой вариант для хранения и сортировки бумаг домашнего офиса – настенный карман. В нем можно размещать самые актуальные из них на текущий момент. Таким образом, при ежедневной уборке пропадет необходимость быстрого запихивания в ящики всего того, что находится на столе. Можно все текущие бумаги складывать в карман, а потом уже, при появлении свободного времени или в конце каждой недели, сортировать по папкам.
При уборке в ящиках стола не забываем про бумаги, которые могли скопиться на поверхности. Их тоже разбираем и сортируем по папкам. Когда ящики опустошатся – протираем.
3. Уборка поверхности
Необходимо со всей тщательностью протереть пыль не только на самом столе, но и под монитором, принтером и прочей техникой, которая тут имеется. Вряд ли при еженедельных уборках у нас доходят сюда руки. Специальными средствами почистить экран монитора и не забыть про его заднюю поверхность. Точно так же протереть поверхность принтера, при помощи ватных палочек почистить пазы, где могла скопиться пыль.
Если на вашем рабочем столе есть статуэтки и фотографии, то генеральная уборка – отличный повод их помыть и почистить. Я – сторонник минимализма во всем, а на рабочем месте – особенно, поэтому таких прибамбасов здесь не держу.
Отдельный и весьма сложный вопрос – чистка клавиатуры. Если присмотреться, между кнопками собирается огромное количество мелкого мусора, да и сами они от постоянного стучания пальцами находятся далеко не в идеально чистом состоянии. Сразу скажу, что вынимать кнопки для чистки – совершенно не вариант, потому что поставить их обратно весьма проблематично. Есть шанс провести за этим занятием не один час. Как мне кажется, вполне приемлемо просто перевернуть клавиатуру, хорошенько ее потрясти и постучать по ней, чтобы возможный мусор оттуда вылетел, а потом поверхность кнопок аккуратно протереть влажным диском, смоченным в спирте, между кнопками провести ватной палочкой, которую тоже можно немного смочить в спирте. Но так, чтобы никакой жидкости из нее при этом не выделялось, иначе вы рискуете остаться без клавиатуры.
Системный блок – это просто огромный пылесборник. Хотя чистить его несколько проще, чем клавиатуру. Достаточно открутить несколько болтиков на боковой стенке, снять ее и аккуратно пройтись пылесосом по внутренностям. Наружные поверхности, естественно, протереть влажной тряпкой.
Не забываем про боковые части стола, подставку для системника и прочие составляющие конструкции.
4. Чистка компьютера
Остался еще один этап, который нельзя проигнорировать при уборке этой зоны, раз уж процесс у нас генеральный. Внешне мы его уже отмыли и облагородили, осталось привести в порядок внутреннее состояние. Забавно, но ненужных, захламляющих пространство документов и файлов на компьютере может скопиться гораздо больше, чем на самом столе и в ящиках, ведь объем компьютерного пространства несравнимо больше, а оценить визуально скопившийся там бардак мы не можем.
Когда становится очевидным, что в ящик стола мы физически не сможем больше ничего запихнуть, то, хочешь – не хочешь, приходится проводить ревизию. А вот в компьютерных папках можно хранить непомерно большое количество файлов, которые вроде как и беспорядка никакого не несут, но, тем не менее, сильно затрудняют или делают вообще невозможным поиск нужных материалов.
• Чистку компьютера можно начать с рабочего стола: рассредоточить все иконки на нем по группам, например, все ярлыки, которые связаны с работой, определить в правый верхний угол, все, что связано с хобби, – в левый верхний и т. д.
Вообще держать на рабочем столе огромное количество файлов и ярлыков – не советую, в нужный момент вы рискуете совсем в них потеряться.
• Все документы и рабочие материалы по такому же тематическому принципу, как и в бумажном варианте, нужно распределить по определенным папкам, не забывая давать им четкие названия, которые ясно говорят об их содержании. Потому что в ситуации, когда все папки носят название из разряда «Новая папка1», «Новая папка2», «Новая папка3», разобраться невозможно даже виртуозу.
• В отличие от бумажных документов, компьютерные папки позволяют создавать не только тематические, но и подтематические звенья, содержащие внутри себя пусть даже только один документ. Пространство таким образом нисколько не захламляется, а поиск облегчается.
• В виртуальном рабочем месте так же важно без сожаления избавиться от всякого хлама, что впоследствии значительно упростит работу с файлами и облегчит жизнь.
Что касается частоты проведения такой уборки – для каждого он индивидуален. Все зависит от того, насколько часто и тщательно вы там убираетесь ежедневно или еженедельно. Но, мне кажется, этот процесс стоит проводить не реже, чем раз в пол года.
* * *
Думаю, основной принцип генеральной уборки понятен, по аналогии можно составить план для любой зоны и комнаты. А мы идем дальше.
Глава третья
Привыкаем к чистоте каждый день
Итак, переходим к третьему шагу системы флайледи – это «горячие точки».
