Для упрощения восприятия чисел округляйте их. Например, если население составляет 15 001 600, округлите его до 15 миллионов, если, конечно, эти 1600 человек не имеют исключительного значения, что маловероятно.
3. Пишите разборчиво. На некоторых визуальных средствах надписи сделаны такими маленькими буквами, что прочитать их могут только те, кто сидит в первых рядах. Остальные останутся в полном неведении относительно происходящего и могут потерять интерес к докладу.
Пишите большими буквами, достаточно большими для того, чтобы их могли прочитать все присутствующие в зале.
4. Ограничьте количество используемых шрифтов. Ваши визуальные средства сохранят единообразие, если на каждом вы будете использовать не более трех различных шрифтов. Чем меньше размер шрифта, тем быстрее можно прочитать буквы.
5. Пользуйтесь короткими предложениями. Каждое предложение должно выражать суть идеи и содержать как можно меньше слов. Обычно достаточно 6–7 слов.
6. Количество строк должно быть небольшим. Если ваше визуальное средство горизонтальное, ограничьтесь 6–7 строками. Если оно вертикальное, строк может быть 8–9.
7. Используйте разные цвета. Используйте, но не злоупотребляйте ими. Поскольку компьютерные программы все облегчают, некоторые люди перебарщивают с цветовой гаммой на своих визуальных средствах.
Для того чтобы подчеркнуть информацию, выбирайте контрастные цвета; если в этом нет необходимости, не употребляйте больше трех или четырех разных цветов в одном визуальном средстве.
8. Одно визуальное средство должно отражать одну идею. Определите главную идею вашего послания и представьте ее.
9. На одном визуальном средстве должна быть только одна иллюстрация. Иллюстрации помогают пояснить ваше сообщение и облегчают его понимание слушателями. Одной иллюстрации достаточно. При необходимости укажите стрелками, как следует читать информацию: горизонтально, вертикально, сверху вниз и т. д.
10. Исключите все, что мешает презентации вашего послания. Уберите всю лишнюю информацию – числа, графики, заголовки, которые могут отвлекать слушателей или затруднять понимание материала. Оставьте только ту информацию, которая облегчит аудитории понимание вашего доклада.
Основные типы визуальных средств
Принимайте решение о том, на каком типе визуальных средств вам стоит остановиться, исходя из цели информации, которую вы пытаетесь донести до слушателей. При наличии подходящих наглядных пособий вы достигнете общей гармонии выступления.
Диаграммы
Этот тип наглядных пособий наилучшим образом годится для ситуаций, когда вам надо привести детали для дальнейшего сравнения, различающиеся по своим характеристикам, временным периодам или географическим регионам.
Гистограммы
Гистограммы следует использовать для демонстрации двух или нескольких переменных, одна из которых обычно показывает время, а другая – количество.
Круговые диаграммы
Круговые диаграммы полезны для идентификации и сравнения различных частей целого. Попытайтесь не делать больше шести секторов. Чтобы выделить важную информацию, слегка приподнимите над кругом соответствующий сектор.
Линейные графики
Линейные графики рекомендуют для показа переменных или тенденций в рамках определенного времени.
Помимо перечисленных выше визуальных средств, существуют также изображения карт, блок-схем, чертежей и взаимосвязей между отдельными элементами.
Самые важные визуальные средства
Мы продолжаем пользоваться кодоскопами, проекторами для слайдов и эпископами, хотя компьютеры превратили это оборудование в наследие прошлого. Эти средства до сих пор широко применяются во время выступлений и всегда могут оказаться полезными.
Однако будьте осторожны, поскольку в зависимости от сферы деятельности использование устаревшего оборудования в качестве аудиовизуальной поддержки может навредить вашему имиджу. Аудитория ожидает, что современный оратор оперирует новейшим оборудованием, и если он не сделает этого, люди могут быть разочарованы и не оценят выступление по достоинству.
Я знал ораторов, которые не придавали ни малейшего значения этим предрассудкам и читали великолепные, живые доклады, пользуясь старыми кодоскопами. Это происходило потому, что они были выдающимися мастерами своего дела, способными пленить слушателей в любом случае. Но это исключение.
Мой друг Флавио Гиковате, например, является одним из лучших докладчиков на конференциях, которого я когда-либо видел. Стоя перед двухтысячной аудиторией, он совершенно естественно раскрыл крошечный лекционный блокнот. Со своим характерным обаянием он пошутил, заметив слушателям, что он знает, что на этом «плакате» никому ничего не видно, но он сделал на нем несколько заметок для самого себя.
Я рассказываю это для того, чтобы показать, что в коммуникации, так же как и в выборе аудиовизуальных средств, не существует таких строгих правил, которые нельзя было бы время от времени нарушать: все зависит от ситуации и стиля оратора.
Что касается лекционных блокнотов, то они, наряду с черными досками для мела и белыми досками для фломастеров, являются превосходным визуальным средством для выступлений перед маленькой аудиторией. Их очень широко используют во время небольших собраний и в учебных классах.
Некоторые советы относительно белых досок и лекционных блокнотов
В повседневной жизни мы обычно участвуем в собраниях малых групп и совершенно естественно используем простейшие визуальные средства. Вот несколько примеров их удачного применения.
• Пытайтесь не говорить, когда пишете. Сначала скажите, а потом напишите, или сначала напишите, а потом скажите. Ясно, что вам никто не запрещает сказать пару слов, пока вы записываете что-то, но приберегите более длинные комментарии на то время, когда будете смотреть на аудиторию.
• Избегайте писать слишком долго, чтобы аудитория не утратила интерес к вам. Чередуйте написание и разговор с аудиторией.
• Когда пишите, всегда стойте сбоку от доски, чтобы слушатели могли следить за тем, что вы делаете.
• Пишите короткие фразы, которые будут усиливать, прояснять и упорядочивать ваше сообщение.
• Заранее спланируйте, что вы хотите написать, чтобы рассчитать размер букв и объем информации.
• Пишите разборчиво, достаточно крупными буквами, чтобы их могли разглядеть все присутствующие.
• Если вы очень нервничаете и у вас дрожат руки, пишите печатными буквами, потому что так вам придется проводить только прямые линии, требующие более твердых движений руки.
• Будьте осторожны и не пишите ручками для лекционных блокнотов на белой доске, потому что у них несмываемые чернила.
